会议中需要注意的事项

2.书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如

OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要

可另行电话通知参会人员。

（三）、会议议程安排注意事项：

1.正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、

工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主

持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。

2.安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如

如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。

（四）、会场布置注意事项：海岸会议

1.正式会议的会场应提前安排好，并在书面会议通知中告知参会人员。

2.正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在会议开始前排好坐席及铭

牌。

3.对于安排好坐席的会场，应在会议前将会议资料袋摆放在坐席上。

4.需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5.注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。

6会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议

总结工作。

（五）、现场安排（人员入场时）注意事项：

1.会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。

2.会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

1、会议指定车辆乘车期间，与会代表请随身携带代表证，并在指定车辆乘车，不要随意换乘车辆，

有特殊要求的请及时与会务组联系；

2、会议期间，请遵守会议时间安排，互相提醒、互相照应，并听从工作人员的引导；

3、会议期间，请保管好自己的随身物品，不要将贵重物品存放在车上；

4、会议期间，如有特殊情况不能参加集体活动，需要暂时离会的，请及时通知会务组；

5、会议休会期间，组织一些联谊活动，增进了解，加深感情。

6、会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记

录人员。

（一）会议记录注意事项：

1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会

后留底。

2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。

（二）会议服务注意事项：

1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。

2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。

（三）其他注意事项：

1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。

2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。

1、赠送公司的纪念品。

2、如有需要，合影留念。

3、重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。

4、会议结束后，仍需逗留并需要提供帮助的，请与会务组联系。

5、会议结束后，应继续与会议人员保持一定的联系，以备需要时，可以进行合作

6、会议结束之前，联系好会议人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算

清楚。

7、会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等，应立案存档。 返回搜狐，查看更多