2020 年突如其来的疫情一度让很多事情都陷入停滞状态但也极大催生了在线协作办公市场的疯狂生长。

即便没有疫情的催化作用在线协作也是未来主流趋势之一只不过现在被加快了而已。作为一个媒体工作者开始频繁收到通过在线协作软件发过来的需求或资料包括我们团队内部也正式引入在线文档来优化内部工作流程效果不错今天我们就来盘一盘“在线文档”。

如何选择最适合团队的在线文档

如何选择一款合适的在线文档应用应该是很多团队都面临的问题。当前在线文档领域竞争者众多主要有石墨文档、腾讯文档、钉钉文档、飞书文档、金山文档等。最终我们团队选择的是钉钉文档主要基于以下几点考虑

1、公司内部采用钉钉作为办公平台直接使用钉钉文档无需引入新的工具迁移成本最小且最方便

2、钉钉文档可与钉钉的聊天、待办、项目等协同工作流无缝衔接团队协作体验会更流畅

3、对团队协作而言稳定性很重要钉钉文档是阿里的自研产品产品稳定相对靠谱

4、团队内部、外部依然有很多人习惯于采用 WPS、Office 等软件在线文档必须考虑对传统文件的兼容性钉钉和 WPS 的合作理应保证了兼容体验。

就目前而言各类在线文档产品在核心功能及未来发展方向上都具备趋同性。企业在选择合适的产品除了在乎结果之外也需要基于实际条件考虑便捷性及迁移成本。

像钉钉文档、飞书文档、腾讯文档这类产品都有自家企业 IM 办公平台作为支撑本身相比独立文档产品就具备着先天优势。其中钉钉在国内企业中普及率最高考虑到团队和外部的协作显然钉钉文档也会成为更多企业的选择可能。

多人协作是在线文档的先天优势

在采用在线文档开展协作后给我们编辑团队的日常工作带来了明显的改变基本通过钉钉在线上就完成稿件编撰、修订、沟通以及任务分配等等而以往需要多次的线下沟通会议、文件来回传送很大程度上提升了工作质量和效率。我们首先以钉钉文档为例拆解在线文档的一些特性理解为什么很多团队逐步开始在线协作。

多人同时协作时钉钉文档会实时显示所有查看或者编辑当前文档的用户并且不同用户的编辑光标以及选中框以不同颜色区分可以看到每一个成员的编辑动态。鼠标指针放上去则会显示该区域编辑用户的信息在线会议进行演示的时候就非常实用了。

在每次针对编辑选题进行讨论修订的时候通过钉钉文档多人同时查阅可以直接评论或者标注利用「@」功能直接通知对应的同事对方可直接在钉钉对话框中收到提醒并点击进入批注处。

还有一点比较特点的小功能“划词评论”和“划圈标注”。前者可直接对文档中词句或者图片进行添加批注实际效果类似本地 word 文档中常用的审阅批注功能类似也可以直接将消息@特定用户所有的批注内容都可以在编辑区右侧面板中看到后者类似不过划圈会更加方便而且划圈符合很多人批注文件的真实体验。

比较重要的任务消息可以直接在文档中@ 成员选择创建一个待办事项设定负责人及截止时间便于及时关注任务完成进度。点击图示功能栏的「创建待办任务」会直接将任务项目发送至钉钉的「待办」面板预览所有提醒项目更加便捷。

对于项目制的任务多数团队会采用项目面板来规划详细的任务进度时间表钉钉工作台中提供项目面板功能方便组织内部的项目管理。

由于文档承载在钉钉上能无缝衔接部分协作办公场景比如直接插入项目看板项目的分解任务、执行进度等等更新会动态在文档中刷新一个方案文档就可以把我所有状态。这对习惯于用 Word 办公的朋友来讲非常友好管理项目进度可以在一篇 Word 中完成。在阶段性项目总结或者给领导汇报项目进度时非常实用无需跳出钉钉文档即可浏览详细的项目进度体验及效率大幅提升。

很多朋友使用在线文档时还担心多人一起协作出现误删、改错版本等问题这就要求修改记录可以回溯、回滚。在这一方面作为云端平台钉钉文档实时保存每个用户的修订记录可随时查看历史版本、选择性回滚有效提升了内容安全性。

同时管理员可以根据不同用户分配查看和编辑权限也可以直接对整个群组分配权限可以有效控制在线协作的有序性。

还有更快捷的方法直接在会话窗口新建文档即默认参与当前会话的所有人都拥有编辑权限无需单独分配或者申请。

在线文档可兼容本地文档也有更多创新空间

市面上有很多在线文档的可选项最初选择钉钉文档更包括它免费不收钱。如今钉钉文档已经成为我们日常使用最频繁的工具有钉钉消息的提醒几乎不会遗漏任何的关键信息。随着应用深入也逐渐发掘出了钉钉文档的更多优势。

1、使用习惯延续本地文件兼容性好

和其它竞品一样钉钉文档支持网页版直接使用虽然没有独立客户端但都可以在各个平台钉钉应用的一级入口中找到。在 PC 端可以独立窗口打开无需调用浏览器使用体验与独立客户端几乎一致。

目前钉钉文档还采用了 WPS 技术支持几乎无需考虑在导入本地文档的兼容性问题。在新增在线文档特有功能之外也尽可能保留了 WPS 本地应用的功能和 UI 布局。如果你是 WPS 或者微软 Office 的资深用户在迁移到钉钉文档上基本不需要过多时间成本去适应这一点对于企业办公场景而言非常友好。

对我而言一直以来比较习惯使用 markdown 来写文章可以省去很多排版上的麻烦钉钉文档对 markdown 语言的支持让我非常惊喜。之后的时间里我有不少文章都是直接在钉钉文档中完成实时在线保存不用担心忘记保存而导致写好的内容瞬间丢失。

2、与任务、项目管理等衔接完整的协作闭环

这一点前文中已有详细的使用场景演示可以通过@ 连接人、任务、项目、日历、IM 以及连接沟通群等等协作方式。

实际上这也是一些独立的在线文档无法解决的问题比如管理一个项目时需要一个项目管理 APP 管理进度文档 APP协作文案需要关联日历还需要在微信群中沟通进展中间可能还需要截图等等更不用说过程中需要反复上传、填下进度等等事宜。

独立 APP 会在单个场景具备特色但难以以处理事情为中心连接各个协作场景这一点也是钉钉擅长的毕竟它是目前协作场景最为丰富的产品形成完整的协作闭环。

3、方便插入更多类型内容

以往在给客户提交稿件资料时经常遇到关键 GIF 图或者音视频无法直接插入到 word 文档中需要单独发而在线文档对这些多媒体内容提供了更加完善的支持。

除了之前所提到的与钉钉办公场景关联的工作流之外还可以自由插入音频、视频、在线地图、代码等各类元素或者直接插入钉钉云盘中的文件当然对于 GIF 图的支持也是没有问题的这对文案排版中会用到不同元素的创作团队非常友好。

包括在链接的引用上也有样式更美观的卡片式风格。有了丰富的内容类型支持在线文档可以汇集更多类型的资料无需再单独打包发送也省去了接收者多次下载的麻烦。

4、中英互译一键替换

对于像我这样英语阅读能力有限的人来说经常需要借助翻译工具钉钉文档直接内置了翻译功能为我剩下了很多麻烦无需在钉钉和浏览器之间来回复制、粘贴了。

钉钉文档的翻译功能暂时只支持中英互译点击工具栏的翻译按钮即可开启右侧翻译面板。选中需要翻译的词句右侧就会直接显示翻译结果。如果需要可以直接将翻译结果插入或者替换原文。

据我了解这些都是源自阿里云、达摩院的技术能力。目前在线翻译功能已经比较成熟钉钉文档的翻译准确性非常高。并且文档很快会上线语音转文字的实时纪要等功能。这些 AI 功能不大却很实用可以提高个人工作的效率。

5、思维导图工具

钉钉文档除了新建 word 类型的在线文档之外也可以支持表格、脑图、知识库等类型内容的在线协作。

在得知钉钉文档即将上线脑图功能之后我在第一时间申请了内测最近顺利拿到了脑图的试用资格。

脑图又被称为思维导图对创作一直是一个神器。脑图软件会包含大纲模式和脑图模式大纲模式适合线性梳理思路脑图模式适合可视化的展现及发散性的梳理可以帮助创作者有效整理逻辑思路。

以前很多脑图软件使用方便但分享并不方便大多需要导出图片或者截图才能对他人分享内容本身在社交工具、协同工具中的传播分享受限。

钉钉推出在线脑图借助庞大的用户基数更容易在钉钉中流转和协作。目前钉钉文档的脑图也可以多人协作完成。不过作为 beta 版本现在还比较基础只支持三种结构样式以及四种色彩主题。预计在正式上线后会有更多样式支持并且能够插入到在线文档中使用场景会更丰富。

安全与隐私在线文档的生命线

文件、报表、汇报 PPT不怕难用就怕泄露这是很多职场人的无奈也是必然要求。不是不想用而是不敢用。

在很长时间里企业对于云应用的安全性一直有所顾虑毕竟多数企业内部还是经常会涉及比较隐秘的信息。而随着云安全技术水平不断提升加上疫情时期远程办公需求急剧上涨也间接推动了在线文档的大范围普及。

针对企业对于安全性的顾虑钉钉文档这一点上准备充足。一方面背靠阿里的技术实力加持为安全做了天然的保障另一方面钉钉天然的组织属性结合文档安全性和权限管理上的周密设计提升安全水位。

比如在线文档分享时常常以链接的形式公司的一份活动方案被无意间链接分享到了外部群很容易出现泄漏。

钉钉文档挂钩组织的特性将一份新建文档默认只能由所在群或对话才能查看或编辑权限如果无意中分享到外部也查看不了。当然如有需要也可以在分享时修改查看权限即可。

除了前面所提到的多人协作时涉及的权限控制钉钉还基于组织云盘设置了一套更严格的权限管控。

对于空间内有敏感资料的可以开启保密模式在该模式下除管理员及特殊授权外其他人只能预览图片或者文档并且带有 ID 水印连文字复制都不行可有效控制信息外泄。

类似的机制也存在钉钉文档的知识库中知识库可以作为团队内部 wiki 使用存储公用文档资料、团队工作规范等内容其中也不乏敏感内容。

开启访客水印和防复制功能后仅具有查看权限的用户将无法复制文档内的信息并且预览状态下显示用户 ID 水印。

由此看出钉钉在权限控制上是有区分的。普通的在线文档主要用于团队的在线协作出于效率考虑提供基础的是否可编辑的权限控制由文档发起人自主设定编辑、查看等权限而像企业盘或者知识库多为内部资料沉淀与共享区对于协作的需求较低出于隐私考虑因此设置了更严格的权限管控。

总结亦有欠缺钉钉文档未来仍可期

尽管钉钉文档已经全面融入我们日常的工作之中但还是需要指出钉钉文档目前还未达到最终的成熟形态产品体验存在不足之处。

例如在单一产品上如在线 word 的一些体验是不如石墨文档的脑图仍在内测期、尚不支持 PPT 类型文件以及对于第三方在线服务的支持较少这些点显然不如幕布的垂直产品。当然这些显而易见的问题在未来应该也会逐步加入、提升。

不积跬步无以至千里。

钉钉文档目前具备了非常坚实的基础一是有钉钉庞大的用户量支持这是其它产品不具备的高壁垒其次钉钉具备完善的企业工作流程服务可以与钉钉文档更好地融合将文档打造成一个协作中心一个界面调用任务、项目管理等各类协作场景创造更多实用价值其三钉钉起家于办公场景隐私保护、权限管理方面的周密考虑为文档的长远发展奠定了基础。

最重要的目前在线文档的发展方向大多是只追求创新追求如何在互联网用户中获得一致好评反而忽略了 Word、Excel 本身的用户群大多数文档用户或主动或被动依然习惯于使用 Office 文件。这也是微软 Office 的强大每一次新版本都会向下兼容包括兼容早期 2003、2007 等版本。目前来看钉钉文档是在线文档中难得全面考虑对本地文件兼容的一家。

因此对于钉钉文档的未来我是比较期待的它有足够的条件可以在各个单品场景的体验做地更好势必会在工作中给我们带来更多的惊喜。