Access2003

by lcondori

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Microsoft Access 2003 Módulo - Teórico y Práctico

2 Microsoft Access 2003 ¡Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informática! En este Módulo intentaremos guiarlos en el aprendizaje de MicrosoftAccess. Microsoft Access es un Administrador de bases de datos que se utiliza para almacenar y organizar todo tipo de información. Gracias a su confiabilidad y facilidad de uso es considerado el programa mas importante del mercado, dentro de su rubro. En este programa podrán ingresar toda la información de sus empresas o emprendimientos, separada por sectores e incluyendo textos, fechas, fotos, números, etc. En base a ello podrán presentar listados o resúmenes de datos, de acuerdo con los resultados buscados. En las siguientes páginas les explicaremos las principales herramientas para el manejo de un administrador de base de datos. Esto les permitirá comprender el mecanismo que utiliza Microsoft Access para cubrir las necesidades que se presentan al desarrollar las tareas más comunes de una empresa. Esperamos que disfruten este Módulo, tal como nosotros lo hicimos al redactarlo, y que les sea de utilidad en el desempeño de sus tareas cotidianas. Les deseamos éxito en este aprendizaje que están comenzando.

3 Microsoft Access 2003 Metodología de Trabajo Les presentamos la Metodología de Trabajo de este Módulo, con el fin de orientarlos en su correcto uso y aprovechamiento. Es importante comenzar por la simbología que encontrarán en las próximas páginas: ATENCIÓN Desarrolla una aclaración de importancia acerca del tema. SUGERENCIA Plantea otras formas de aplicar las herramientas. ACTIVIDAD Indica las Prácticas a realizar, en caso de tener instalado el Software Educativo “Asistente ”. TRUCO Sugiere alternativas para hacer más dinámica la aplicación de las herramientas. Al finalizar cada Capítulo encontrarán:  Prácticas Adicionales, que les permitirán repasar las herramientas aprendidas en actividades concretas e integradoras  Un repaso de conceptos Teóricos, para verificar la compresión y adquisición de los conceptos más importantes. Al finalizar el Módulo encontrarán unaAutoevaluación Múltiple Choice (Opciones Múltiples), que les servirá como preparación para el Examen On-Line .

4 Microsoft Access 2003 Capítulo 1 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Conocer la utilidad del Administrador de base de datos y sus características principales.  Conocer las partes de la ventana de Microsoft Access.  Diferenciar los objetos que forman a una base de datos.  Aprender a crear una Base de datos a través de distintas opciones.  Realizar una creación de tablas, conocer las propiedades de los campos de las mismas.  Aprender a colocar la Clave principal a un campo determinado y su utilidad en las tablas.  Modificar las vistas de la base de datos, así como también realizar una adecuada modificación de datos de las tablas. Organización de Contenidos Capítulos Temas deAprendizaje Contenidos Mínimos Capítulo 1 Introducción Microsoft Access. Base de datos. Ingreso a Microsoft Access 2003. Partes dela ventana. Creación deuna base de datos. Abrir una base de datos almacenada. Tablas Creación de tablas. Tipos de vistas. Creación de una tabla utilizando la Vista Diseño. ¿Qué es una Clave principal? Creación de una clave principal. Ingresar datos. Eliminar registros. Formato de tablas. Formato de celdas. Filas y columnas Máscara de entrada. Campos con lista desplegable. Propiedades especiales de campo

5 Microsoft Access 2003 Microsoft Access Microsoft Access es un gestor o administrador de bases de datos relacionales, que se encuentra incluido en los programas de Microsoft Office. Con este programa podrá administrar grandes cantidades de información de manera rápida, sencilla y con un considerable ahorro de tiempo. Introducción Una base de datos es una recopilación de datos que se refiere a un tema central (por ejemplo: todos los datos de una empresa incluyendo clientes, empleados, productos, etc. ), que se encuentra agrupado en un único archivo. Esto permite acceder fácilmente a la información con la posibilidad de ordenar y relacionar los datos ingresados. Entre los diferentes programas que trabajan con Bases de Datos, existen dos grupos: bases de datos simples y bases de datos relacionales. Una Base de Datos Simple puede crearse, por ejemplo, en Microsoft Excel y almacenará toda la información correspondiente a un tema, y en una sola tabla. Una Base de Datos Relacional, en cambio, puede crearase en Microsoft Access y puede contener más de una tabla, cada una de ellas con datos de diferentes temas aunque relacionados con el tema central de la base de datos. Por ejemplo, una empresa puede crear una base de datos con una tabla que posea toda la información de sus clientes, otra con sus proveedores y otra son sus empleados, y de acuerdo a la relación que existe entre estos datos formar una nueva tabla “filtrando” la información que necesite. Base de datos

6 Microsoft Access 2003 Lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple, ya que le permite ahorrar el tiempo que se pierde ingresando una y otra vez la misma información en diferentes tablas. Además ayuda a reducir el número de errores y facilita la tarea de actualización de datos. Ingreso a Microsoft Access 2003 Para ingresar a Microsoft Access realice el siguiente procedimiento: Desde la Barra de Tareas, haga clic sobre el botón de Inicio >Todos los programas >Microsoft Access. Partes de la Ventana Al igual que otras ventanas que trabajan bajo el entorno Windows, la ventana de Microsoft Access se compone por:

7 Microsoft Access 2003 Creación de una Base de Datos Todos los archivos creados en Microsoft Access se denominan Bases de Datos. Por tal motivo, cada vez que ingrese al programa encontrará el Panel de tareas en el que podrá abrir archivos recientes, nuevas base de datos en blanco o elegir plantillas de diseño. En caso que decida crear otra base de datos en blanco, puede utilizar cualquiera de las opciones que se detallan a continuación: Haga un clic en el menú: 1ª Opción Desde la Barra de Herramientas Haga un clic sobre el icono llamado “Nuevo” desde la barra de herramientas de Base de Datos: 2ª Opción Desde el Teclado Presione las teclas: 3ª Opción Desde la Barra de Menú Clic

8 Microsoft Access 2003 En cualquiera de los casos mencionados, se presenta el Panel de tareas, indique la opción Base de Datos en Blanco y luego aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: A continuación, se observa la ventana Base de datos con los diferentes objetos que la componen: Paso 1: Indique el sitio donde desea crear la base de datos Paso 2: Asigne un nombre a la base de datos. Paso 3: Pulse el botón

9 Microsoft Access 2003 ATENCIÓN: Access exige que la Base de Datos sea guardada desde el comienzo de la sesión por razones de seguridad; al tener asignada una ubicación, el programa puede actualizar automáticamente la información que se va agregando al archivo , y evita, así, que se pierdan los últimos datos ante algún tipo de inconveniente no previsto. Recuerde que a diferencia de otros programas de Microsoft, en Access sólo puede acceder a la opción Guardar como, al inicio del programa. Si necesitara necesatara guardar la base de datos en un lugar distinto al indicado al principio, deberá cerrar el programa y copiar el archivo correspondiente desde el Explorador de Windows o Mi PC. Realice la actividad paso a paso, desde el asistente , que se ubica en el Capítulo 1, Tema: Introducción, Subtema: Creando una Base de datos, Por ejemplo. Si desea abrir una Base de Datos existente, una vez que haya ingresado a Microsoft Access, realice los siguientes pasos: Abrir una base de datos almacenada Paso 1: Desde el Panel de Tareas seleccione la opción «A partir de un archivo existente». . . Paso 2: Se presenta el cuadro de diálogo Abrir. . . Paso 3: Indique el lugar donde se encuentra la base de datos Paso 4: Seleccione la base de datos Paso 5: Pulse el botón

10 Microsoft Access 2003 Tablas Las tablas están formadas por un conjunto de datos sobre un tema específico y son la principal herramienta de cualquier base de datos; a partir de la información que en ellas se almacena, se podrán utilizar las restantes herramientas de la base de datos. Cada tabla organiza sus datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros) Un Campo involucra el mismo «tipo de datos», pero de diferentes sujetos, estos campos contienen fragmentos de datos del tema tratado. Por ejemplo, el campo Apellido contendrá siempre el mismo tipo de datos (apellidos), aunque de distintas personas. Un Registro, en cambio, almacena las diferentes características de una persona u objeto; cada registro, es un conjunto de datos relacionados, que pertenecen a campos distintos. Por ejemplo, el registro 1550 mostrará todos los datos de Perez, el siguiente, todos los de Torres, y así sucesivamente, como se observa en la figura anterior. Creación de Tablas Para comenzar a diseñar una tabla debe tener en claro las cinco pautas que se detallan a continuación: 1. Saber qué campos va a tener cada una de las tablas. Por ejemplo, si es una base de datos de Productos necesitará crear campos para el Nombre del Producto, Descripción, Cantidad en Stock, Precio, Nombre del Proveedor. En cambio, si es una Base de Datos de Empleados, necesitará, por lo menos, los campos: Nombre yApellido, Cargo, Dirección, y Teléfono, entre otros. 2. Una vez definidos los campos, deberá saber el tipo de datos va a ingresar en cada uno de ellos: los más utilizados son Texto, Número y Fecha, aunque no son los únicos. 3. Definir el orden con el que deben aparecer en la tabla. 4. Saber qué relaciones deben existir entre las tablas. 5. Definir al campo que funcionará como Clave Principal.

11 Microsoft Access 2003 SUGERENCIA Es recomendable que antes de diseñar una tabla se plantee cuáles son las necesidades concretas de la Base de datos y realice una estructura previa de la base sobre un papel. Microsoft Access, le ofrece tres formas de crear una tabla: Tipos de Vistas En una Tabla deAccess es posible trabajar con dos modos de Vistas: Vista Diseño y Vista Hoja de datos. Desde la vista Hoja de datos se pueden agregar, modificar o simplemente visualizar los registros de la tabla. También puede revisar la ortografía de los datos de la tabla, imprimirlos, ordenar o filtrar registros, cambiar la apariencia de la hoja de datos o cambiar la estructura de la tabla agregando o eliminando columnas. Desde la vista Diseño, puede crear la estructura de campos de una nueva tabla o personalizar, agregar y eliminar campos de una tabla existente.

12 Microsoft Access 2003 Para cambiar entre una vista y otra sólo debe realizar los siguientes pasos: Haga un clic en el menú Ver > Vista Diseño o Vista Hoja de Datos según corresponda Desde el icono Desde el menú Vista de diseño de una tabla Realice un clic en el menú Ver> Vista de Diseño o Vista de hoja de datos Una vez que la tabla se encuentre abierta, desde la Barra de Herramientas despliegue las opciones desde el icono Vista y elija la opción que corresponda.

13 Microsoft Access 2003 Vista de hoja de datos de una tabla ATENCIÓN: Recuerde, que siempre que cuando realice cambios en la estructura de una tabla (en la Vista Diseño) debe guardar las modificaciones. En tanto, si se agregan, eliminan o modifican datos en la vista de Hoja de datos, no necesita guardar (aunque puede hacerlo) ya que Access lo actualiza automáticamente. Crear una tabla utilizando la Vista Diseño Para crear una tabla nueva debe realizar los siguientes pasos: Paso 1: Pulse el botón Tablas Paso 2: Realice un clic en el botón Nuevo Paso 3: En el cuadro que se presenta elija Vista de Diseño Clic Paso 4: Pulse Aceptar

14 Microsoft Access 2003 A continuación se presenta la ventana para comenzar a estructurar la tabla, es decir, determinar los campos y su tipo de dato: Paso 1: Ingrese el nombre de cada uno de los campos o columnas que desea observar en la tabla. Paso 2: Indique el Tipo de Datos que ingresará en ese campo. Paso 3: Ingrese una descripción o aclaración sobre el campo. (No es obligatorio) Tipos de Datos Sólo admite valores numéricos. Es muy utilizado para realizar cálculos o comparaciones. El tipo de número se determina por el tamaño de campo que define en sus Propiedades desde la parte inferior de la ventana. Texto Número Fecha/Hora Es el tipo de datos predeterminado ya que puede contener cualquier tipo de caracteres, letras o números. La longitud máxima que admite este tipo es de 255 caracteres. Permite ingresar fechas de Calendario para los años entre 100 y 9999 y horas con formato de 12 y de 24 horas.

15 Microsoft Access 2003 Paso 4: Establezca para cada campo las propiedades correspondientes que se detallan a continuación: Moneda Se recomienda su uso en cálculos financieros por ser el modo más preciso para tratar con valores monetarios. Autonumérico Access asigna automáticamente, un número único a cada registro. Estos números no se pueden cambiar ni volver a utilizarlos si alguno de ellos es eliminado. Sí/No Se utiliza para cargar un único valor que corresponda a la condición «Verdadero» o «Falso». Objeto OLE Permite contener objetos externos tales como un documento de Word, una imagen, o un sonido, entre otros. Hipervínculo Permite agregar vínculos para acceder a otros documentos de Office o a alguna Página Web. Asistente para búsqueda Esta opción ejecuta el Asistente para búsquedas que permite añadir una columna de búsqueda a un campo. Puede contener valores de otra tabla o consulta o una lista fija de valores. Tamaño del Campo Determina el espacio que desea asignarle al campo, ingresando el número máximo de caracteres que necesita almacenar. Si el tipo de datos es Texto, este valor no puede superar los 255 caracteres. En cambio, para un tipo de datos Numérico las opciones variarán entre Entero Largo, Simple o Decimal. Propiedades de campo Formato Cambia el formato con el que aparecerán los datos en la tabla. Estos formatos están predeterminados y se puede elegir desde la lista desplegable ; por ejemplo para los tipos de datos Moneda o Fecha. Lugares decimales Permite establecer el número de decimales en los campos de tipo Moneda o Numérico. Esta propiedad se utiliza para ingresar datos con un modelo establecido. Por defecto no hay ninguna máscara de entrada pero puede ser muy útil para las Fechas o Teléfonos. Máscara de entrada Título Se utiliza para que el nombre de un campo en vista de Hoja de datos sea distinto al nombre del campo en la Vista Diseño. Valor predeterminado Es una propiedad muy útil si en el campo se debe ingresar siempre (o casi siempre) el mismo valor. En ese caso debe escribir el valor predeterminado en esta propiedad; luego podrá modificarlo.

16 Microsoft Access 2003 ATENCiÓN: Recuerde que las opciones por defecto que aparecen en Access suelen ser las más convenientes. Así pues, salvo en casos específicos, se recomienda no modificarlas. Paso 5: Luego, haga un clic en el menú Archivo- Guardar o utilice el icono Guardar que se encuentra en la barra de herramientas. En el cuadro que se presenta, ingrese el nombre para su tabla. Esta propiedad permite establecer una condición o regla que limite los valores que se ingresan en un campo. Regla de Validación Texto de Validación Define el mensaje de error que deberá aparecer cuando en el campo se ingrese un valor que no cumpla con la Regla de Validación indicada. Requerido Hace obligatorio (o no) el ingreso de datos en el campo. Indexado El indexado permite acelerar los procesos de búsqueda y ordenación pero aumenta el tamaño de la base de datos. Por defecto sólo la clave principal aparece indexada; para el resto de los campos es opcional. En esta propiedad encontrará disponibles tres opciones: Sí (Con duplicados) Sí (Sin duplicados) No Indexa el campo pero permite tener valores repetidos (duplicados) en más de un registro. Indexa el campo pero no permite valores repetidos (o duplicados) El campo no se indexará. Desde el icono Desde el menú>Archivo Pulse el icono Guardar desde la barra de herramientas Clic O puede tildar la opción del menú Archivo

17 Microsoft Access 2003 Paso 6: Luego de haber guardado la tabla, se presentará un cuadro preguntando si desea colocar una Clave Principal. Si indica que Sí, Access creará un campo autonumérico dentro de la tabla con el nombre ID; si iindica que No, posteriormente podrá agregar la propiedad de Clave Principal a cualquier campo de la tabla. Luego de elegir la opción Guardar por cualquiera de estos caminos, aparece el cuadro de Guardar Como. . . solicitando un nombre (ya que no ha sido guardada antes) Una vez finalizados estos pasos la tabla quedará estructurada y se presentará en vista de Hoja de Datos para comenzar a introducir la información de cada registro. ATENCIÓN: Es necesario guardar la tabla para poder cargar los datos en la vista Hoja de Datos. Si no elige la opción Guardar, cuando cambie a la vista Hoja de datos se presentará un cuadro de advertencia indicándole que debe guardarla antes de cambiar de vista. Clic Ingrese un nombre para la tabla Clic

18 Microsoft Access 2003 ¿Qué es una Clave Principal? Una Clave principal es un identificador único que se le otorga a cada registro de una tabla. La mayor característica de Microsoft Access es su capacidad para buscar y ordenar rápidamente información almacenada en tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para agilizar esta tarea, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifique exclusivamente a cada registro almacenado en esa tabla, y esta identificación se llama Clave Principal. A partir de ella, Access impide que se almacenen valores duplicados o Nulos en el o los campos con Clave Principal. Clave principal Autonumérica Si no establece una clave principal antes de guardar una tabla creada, MicrosoftAccess le preguntará si desea crearla automáticamente. Si contesta afirmativamente, el programa creará una clave principal Autonumérica. Atal fin, agrega un campo Autonumérico en el inicio de la tabla, de modo que allí aparezca automáticamente un número secuencial para cada nuevo registro de la tabla. Existen tres tipos de Clave Principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples. Campo con Clave Principal Autonumérico Campo con clave principal Observe que al ingresar valores duplicados aparece un cuadro de atención indicándole el error, y que está permitido.

19 Microsoft Access 2003 Clave principal de Campo simple Si tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza (Por ejemplo, DNI, Nº de Producto o Código de Cliente), puede establecer este campo como la Clave Principal. Tenga en cuenta, sin embargo, que si el campo seleccionado tiene valores duplicados o nulos, MicrosoftAccess no permite establecer la propiedad de Clave Principal. Si no puede eliminar fácilmente las entradas duplicadas mediante la edición de los datos, será conveniente que agregue un campoAutonumérico y establecezca en él la clave principal, o bien, que defina Clave Principal de Campos Múltiples. Clave Principal de Campos Múltiples En ciertas situaciones debe establecer la exclusividad de datos (datos exclusivos o no repetidos) en dos o más campos de una tabla. Aquí entonces, deberá utilizar la Clave Principal de Campos Múltiples, para aplicar esta propiedad a la cantidad de campos que sean necesarios. Por ejemplo, si una biblioteca posee una tabla en la que se debe ingresar el Número de Pedido y luego el Código del libro correspondiente, la Clave Principal no es única sino que estará formada por ambos campos; sólo así, la tabla podrá mostrar varios libros y varios pedidos, pero donde cada Libro sólo podrá aparecer UNA VEZ en cada pedido. Creación de una clave principal Para asignar una Clave principal en algunos de los campos realice los pasos siguientes: Paso 1: Visualice la tabla en Vista de Diseño. Paso 2: Seleccione el campo que funcionará como Clave Principal

20 Microsoft Access 2003 Ingresar datos A continuación se indican las partes de la tabla dentro de la Vista Hoja de Datos: Para ingresar registros primeramente debe abrir la tabla de la siguiente forma: Clic Doble clic Seleccione la tabla y realice un doble clic en la misma o pulse el botón Abrir. Paso 3: Elija alguno de los siguientes caminos para establecer la Clave Principal: ATENCIÓN: El indicador de Clave principal (es decir, la imagen de LLAVE) sólo puede observarse en la Vista de Diseño. Nombre del objeto Indica el tipo de objeto en el que se está trabajando Ir al primer registro Retroceder Nº registro Avanzar Ir al último registro Ingresar nuevo registro Cantidad total de registros Clic Clic El campo con Clave Principal, muestra una llave junto a su nombre. Menú contextual Icono de la barra de herramienta Menú Edición

21 Microsoft Access 2003 En la parte inferior de la Hoja de datos se observa una fila vacía marcada con un asterisco (*) Utilice este registro vacío para ingresar los nuevos datos; automáticamente ese registro deja de estar vacío, y debajo aparece una nueva fila para el próximo registro. Puede desplazarse por las celdas de la tabla mediante las teclas de dirección del teclado: Izquierda, derecha, arriba o abajo. Eliminar registros Indicador de registro editado (sobre el cual se está trabajando) Para desplazarse por las celdas de la tabla también puede valerse de las siguientes teclas: TRUCO -Para avanzar una celda de izquierda a derecha presione: -Para retroceder una celda presione simultáneamente: Clic Paso 1: Seleccione el registro que desee eliminar. Si se trata del registro actual no será necesario que lo seleccione previamente. Paso 2: Menú Edición> Eliminar Registro Icono desde la barra de herramientas

22 Microsoft Access 2003 Realice la actividad paso a paso, desde el asistente , que se ubica en el Capítulo 1, Tema: Tablas, Subtema: ¿Cómo ingresar datos en una tabla ya diseñada?, Por ejemplo. Formato de Tablas Para modificar el formato de los textos de la tabla realice el siguiente procedimiento: - Abra la tabla en Vista Hoja de Datos y realice los siguientes pasos: Paso 1: Menú Formato>Fuente Paso 2: Determine las opciones de formato deseadas. Clic Clic

23 Microsoft Access 2003 ATENCIÓN:La opción Fuentes modifica el formato de todos los textos de la hoja de datos,incluyendoalostítulosdelatabla. También es posible modificar el formato de las celdas de una tabla, es decir, los colores de fondo y de bordes, y aplicar efectos de relieve o grabado. Formato de celdas Paso 1: Ubíquese en la Vista Hoja de datos de la tabla que desea modificar. Paso 2: Menú Formato>Hoja de datos. Clic ATENCIÓN:Para realizarmodificaciones alformato de la tabla(tantoa las fuentes comoalasceldas)recuerdequenoesnecesarioseleccionarlatabla. Efectos de relieve para las celdas Visualiza u oculta las líneas de la tabla Color de fondo de la tabla Color de líneas Vista previa de la tabla Estilo de línea Tipo de línea Orden de las columnas Clic

24 Microsoft Access 2003 Subrayado de encabezado de columna: Guión-punto-punto Cuadrícula vertical: Guiones cortos Color de Fondo: Aguamarina Color de cuadrícula: Fucsia ATENCIÓN: En caso de aplicar un efecto de Relieve a las celdas, el color por defecto para las líneas de la cuadrícula como para el fondo será el GRIS. Filas y columnas A medida que aplique formato a las tablas, y según las propiedades que determine, tal vez resulte necesario modificar algunos aspectos de las filas y las columnas como:  Alto de filas  Ancho de columnas  Orden de las columnas  Cantidad de filas y columnas (insertar o eliminar) a) Para cambiar el alto de las filas: Paso 1: Ubíquese en la tabla deseada Paso 2: Menú Formato>Alto de fila. . . Ingrese el alto que deseaAsigna un alto por defecto Mediante el Menú Formato

25 Microsoft Access 2003 Mediante el Mouse Paso 1: Ubique el puntero sobre el borde inferior del selector de registro. Paso 2: Cuando el puntero cambia su forma, realice un clic y arrastre. El alto de fila se aplicará a todas las filas por igual. b) Para cambiar ancho de columnas Mediante el Menú Formato Paso 1: Abra la tabla en Vista Hoja de Datos. Paso 2: Elija el Menú Formato>Ancho de columna. . . Asigna un ancho de columna por defecto Ingrese el ancho deseado Mediante el Mouse Paso 1: Ubique el puntero sobre el borde derecho del selector de campos de la columna a la que desea cambiar el ancho, realice un clic y arrastre.

26 Microsoft Access 2003 Deje de presionar el botón del mouse cuando obtenga el ancho buscado El ancho se aplica SOLAMENTE a la columna indicada. c) Para cambiar el orden de las columnas: Paso 1: Lleve el puntero hacia la columna deseada. Paso 2: Realice un clic en el encabezado de columna para seleccionar la misma. Paso 3: Realice un clic y arrastre la columna hasta ubicarla en el lugar deseado. Cuando se remarque una línea vertical, suelte el botón del mouse.

28 Microsoft Access 2003 e) Eliminar columnas Paso 1: Seleccione la columna haciendo un clic sobre el título de la misma. Mediante la Barra de Menú Mediante el Menú Contextual Despliegue el menú contextual sobre el título de la columna que desea borrar y seleccione el comando Eliminar > Columnas: Paso 2: Pulse el menú Edición >Eliminar columna Clic Clic

29 Microsoft Access 2003 Propiedades especiales de campo La máscara de entrada es una propiedad de campo que permite añadir caracteres fijos en lugares específicos, por ejemplo el guión en el quinto lugar del campo teléfono. Suele ser utilizado para los datos numéricos, como por ejemplo el Cuit o DNI o Teléfono. La máscara de entrada se puede utilizar en tablas, consultas o formularios. Para crear una máscara de entrada: La máscara de entrada se aplicará sobre el campo DNI Paso 1: Active la Vista de Diseño de la tabla Paso 2: Seleccione el campo DNI Paso 3: Desde el sector propiedades elija máscara de entrada y pulse el botón que aparece a la derecha (con lospuntos suspensivos) Máscara de entrada Clic

30 Microsoft Access 2003 Comenzará la creación de la máscara de entrada por medio de un asistente paso a paso. El paso 1del Asistente de Máscaras: Paso 6: Ingrese un nombre identificatorio Paso 7: Escriba un NUEVE por cada número del dato y agregue entre ellos, los símbolos que deban aparecer automáticamente (en este caso los puntos) Paso 8: Elija un símbolo que reemplace a cada número. En este caso, un GUIÓN BAJO aparecerá para que en su lugar, escriba un valor. Paso 9: Muestra los símbolos fijos (PUNTOS) y los marcadores indicados (GUIÓN BAJO) en los lugares correspondientes, según se haya indicado en la Máscara de Entrada. Paso 10: Indique si se trata de una máscara de texto o máscara de fecha y hora Paso 4: Para crear una máscara que no se encuentre en la lista, seleccione cualquiera de las máscaras existentes. Paso 5: Pulse el botón Modificar Pulse el botón Cerrar para volver al cuadro inicial (paso 1 del Asistente de Máscaras) Allí pulse el botón Siguiente y aparecerá el segundo paso del Asistente. En este cuadro podrá cambiar (o no) el Marcador de posición indicado (en nuestro caso, el GUIÓN BAJO) Luego presione el botón Siguiente.

31 Microsoft Access 2003 Campos con lista desplegable Entre las opciones de Tipo de Datos, existente una última opción llamada Asistente para búsquedas. Esta opción permite almacenar los datos que aparecerán en la Hoja de Datos, como una lista desplegable. En este campo, entonces, no se completarán datos sino que se elegirán desde la lista creada. Paso 1: Active Aparecerá el paso 3 del Asistente de Máscaras: Paso 2: Despliegue la lista de Tipo de datos del campo y elija la opción Asistente para búsqueda Paso 11: Elija entre las opciones de visualizar o no los símbolos fijos de la máscara. Pulse el botón Siguiente Paso 12: Ya en el último paso del Asistente, verá un cartel de despedida; pulse el botón Finalizar y aparecerá nuevamente en la Vista de Diseño de la tabla, con la máscara ya asignada al campo: Observe el formato de la Máscara de entrada

32 Microsoft Access 2003 Paso 3: En el primer paso del asistente, indique si los datos del campo se ingresarán manualmente o si se tomarlos de una tabla. Paso 5: En el segundo paso del asistente, determine el número de columnas que ocupará la lista desplegable (una) y escriba las distintas opciones que formarón parte de la misma. Recuerde que también puede modificar el ancho de las columnas utilizadas. Paso 3: Pulse el botón Siguiente Clic Ubique el puntero en el borde derecho de la columna, realice un clic allí y arrastre el puntero hasta obtener el ancho deseado Pulse el botón Siguiente Luego de cada opción presione la tecla TAB para agregar la siguiente.

33 Microsoft Access 2003 Ingrese un nombre para el campo Pulse el botón Finalizar Paso 6: Finalmente ingrese el nombre del campo. Clic ATENCIÓN: El campo que posea el tipo de dato Asistente para búsqueda, Access por defecto, en la vista de diseño indica en el campo el tipo de dato Texto. Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente que se ubica en el Capítulo 1, Tema: Repaso General, Subtema: Práctical laboral. Cada celda del campo mostrará la punta de flecha con la cual desplegar la lista; el dato de esa celda será elegido desde allí. Clic

34 Microsoft Access 2003 El gerente del Video Club en el cual trabaja desde hace años, decide incorporar un sistema de base de datos. La empresa ha decidido informatizar sus archivos para registrar a los clientes y controlar el alquiler de las películas. Así pues, le solicitan a usted que realice dichas tareas administrativas: 1. Abra una nueva Base de Datos. 2. Guárdela en la UnidadA: con el nombre “Video Club”. 3. Diseñe las siguientes tablas: Tabla Clientes: Nombre del Campo Tipo de datos Cod_Cli Numérico Apellido Texto Nombre Texto Dirección Texto Ciudad Texto Teléfono Texto TipoDoc Texto NroDoc Texto Tabla Películas: Nombre del Campo Tipo de dato Cod_Película Numérico Título Texto Género Texto Director Texto Protagonista Texto Calificación Texto Tabla Alquileres: Nombre del Campo Tipo de dato Cod_Película Numérico Cod_Cli Numérico Fecha de alquiler Fecha / Hora Fecha de devolución Fecha / Hora Precio de alquiler Moneda Actividad 1

35 Microsoft Access 2003 4. Desde la Vista de Hoja de Datos, complete cada tabla al menos con 10 registros. 5. En el campo TipoDoc de la tabla Clientes, coloque una lista desplegable con las opciones: DNI, CI, LC, PASS. 6. En el campo Calificación de la tabla Películas, coloque una lista desplegable con las opciones: ATP, Mayor de 16 años, Mayor de 18 años, Mayor de 21 años. 7. Coloque la clave principal a los campos que corresponda. 8. Modifique a gusto el formato de las tablas para una mejor presentación de los datos de las mismas. 9. Recuerde que esta actividad la continuará en el capítulo siguiente, por lo tanto, guarde todos los cambios realizados.

36 Microsoft Access 2003 Si una empresa decide crear una Base de datos para ingresar la información tanto de los clientes como del personal. a. ¿Cuáles son los principales puntos que debe tener en cuenta para crear las tablas de la Base de datos? b. ¿Desde que vista debe establecer las propiedades de los campos y los tipos de datos, y mencione que otras acciones puede realizar desde ese tipo de vista? c. Si necesita hacer obligatorio el ingreso de datos en un campo. ¿Qué propiedad le debe establecer al mismo? d. Si uno de los campos de la tabla, debe contener una foto del cliente. ¿Qué tipo de datos le debe asignar a ese campo? e. ¿Para qué podría utilizar la propiedad Valor predeterminado dentro de un campo? f. Explique con sus palabras que entiende por clave principal y especifique que propiedades adquiere un campo al establecerlo como clave principal. Repaso del Capítulo 1

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39 Microsoft Access 2003 Capítulo 2 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Aprender a utilizar el comando Buscar y los pasos para realizar las búsquedas. Aprender a insertar y eliminar registros y campos. Conocer sus diferencias.  Realizar un adecuado orden de los campos de la tabla, utilizando los iconos de la barra de herramientas.  Interpretar las definiciones y utilización de los diferentes tipos de filtros.  Comprender la utilización del comando Reemplazar y su diferencia con el comando Buscar. Organización de Contenidos Capítulos Temas deAprendizaje Contenidos Mínimos Capítulo 2 Buscar Datos Buscar datos. Búsquedas avanzadas. Reemplazar. Ordenar Ordenar datos Filtros Filtros. Filtro por selección Filtro excluyendo la selección. Filtro por formulario. Filtro u orden avanzado. Guardar filtros.

40 Microsoft Access 2003 Buscar Datos Buscar Datos Este comando le permite buscar una cadena de caracteres dentro de una tabla, consulta o formulario. Por ejemplo, suponga que posee una tabla con los datos de miles de empleados, y necesita visualizar la información relacionada sólo con uno de ellos. Podrá, entonces, aplicar el comando Buscar para presentar rápidamente esos datos en pantalla, evitando revisar registro por registro. Puede acceder a este comando con alguna de las siguientes opciones: 1ª Opción Desde el Menú Edición 2ª Opción Desde la Barra de Herramientas Clic Pulse el icono que se encuentra en la Barra de Herramientas: Pulse el menú Edición> Buscar. . . Se presenta el cuadro siguiente: Paso 1: Ingrese el dato que desea buscar Paso 2: Indique el lugar donde desea buscar el dato: aparecerá el campo donde se encuentra el cursor titilando o la opción Tabla que incluye todos los campos Paso 3: Indique el sector del dato buscado que debe coincidir con los datos de la tabla. Paso 4: Pulse este botón para comenzar la búsqueda

41 Microsoft Access 2003 Una vez realizados estos pasos, Access seleccionará el primer dato que encuentre en la tabla, tal como se observa en la siguiente figura: Con el botón Buscar siguiente podrá pasar al próximo dato de la tabla que coincida con la información buscada. Si no hubiere un nuevo dato, observará el siguiente mensaje: Clic ATENCIÓN:En el casillero Buscar en: encontrará siempre dos opciones: 1-El Nombre delaTabla, que se utiliza parabuscar el dato en todosloscampos 2-ElNombredelcampoenelcualseencuentraelcursor,esdecirelcampo activo; de esta manera, sólo se buscará en esa columna. Para realizar una búsquedaAvanzada sobre la tabla, tenga en cuenta los siguientes pasos: 1- Ingrese al cuadro Buscar desde el menú o desde la Barra de Herramientas. 2- Observe las opciones que se encuentran en la parte inferior del cuadro: Búsquedas Avanzadas 3- En el casillero Buscar indique la dirección de búsqueda dependiendo de la posición del cursor; encontrará tres opciones: *Arriba: Busca solamente hacia arriba de la posición del cursor. *Abajo: Busca solamente hacia abajo de la posición del cursor. *Todos: Busca en toda la tabla, en todos los sentidos.

42 Microsoft Access 2003 4- Si activa el casillero Mayúsculas y minúsculas, Access respetará las Mayúsculas y minúsculas que usted coloque en el cuadro Buscar, y solo mostrará los datos de la tabla que coincidan con esto: Si desea buscar un determinado dato y no recuerda el texto completo, Microsoft Access le permite utilizar los siguientes comodines: TRUCO FunciónComodín Ejemplo * (Asterisco) Remplaza a uno o más caracteres de cualquier tipo. Si desea buscar todos los datos que empiezan con las letras LOP debe colocar: LOP* ? (Signo de Pregunta) Remplaza un caracter en cualquier posición. Si desea buscar todos los datos que posean una E como tercera letra debe colocar: ??E* Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Buscar Datos, Subtema: Buscar datos, Por ejemplo. Reemplazar Este comando busca una cadena de caracteres en una tabla y los cambia por otro texto que se haya definido. Por ejemplo, puede buscar el apellido de un empleado dentro de una tabla, consulta o formulario, y reemplazarlo por otro apellido o texto. Para utilizar este comando puede elegir alguna de las siguientes opciones: 1º Opción Desde el Menú Edición Pulse el menú Edición>Reemplazar. . . Clic

43 Microsoft Access 2003 2º Opción Desde la Barra de Herramientas IDesde la barra de herramientas, puede activar el icono de Buscar y acceder al cuadro. Allí deberá, entonces, elegir la solapa Reemplazar: 3º Opción Desde el teclado Pulse simultáneamente las teclas: A continuación, y con cualquiera de estas opciones, aparecerá un cuadro en el que deberá realizar los siguientes pasos: Clic en la solapa de Reemplazar Paso 1: Ingrese el dato que desea modificar Paso 2: Ingrese el dato que ocupará el lugar del anterior Paso 3: Pulse el botón Reemplazar para realizar los cambios entre la palabra buscada por la palabra activa. Clic Paso 4: Reemplaza todas aquellas palabras que coinciden con la búsqueda.

44 Microsoft Access 2003 Ordenar Datos Microsoft Access permite establecer un orden en las tablas a través de alguno de los campos. Para ello debe seleccionar el campo por el cual desea ordenarla (por ejemplo: Apellidos o Nombres), y utilizar alguna de las siguientes opciones: 1º Opción Desde la Barra de Menú Realice un clic en el icono correspondiente 3º Opción Desde el Menú Contextual Con el botón secundario del Mouse haga un clic sobre el Título del campo que desea ordenar y seleccione alguna de las dos opciones: Clic 2º Opción Desde la Barra de herramientas Pulse en el menú Registros> Ordenar Clic Clic Seleccione algunas de las opciones: Clic Ordenar Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Ordenar, Subtema: Ordenar datos, Por ejemplo.

45 Microsoft Access 2003 Filtros ´ Un filtro es un conjunto de criterios que se aplican sobre las tablas, consultas o formularios, para limitar el número de registros visualizados y sólo observar la información necesaria. Los filtros no modificanni eliminan información, sólo ajustan la cantidad de datos visualizados. Por ejemplo, si trabaja con tablas demasiado grandes, tal vez necesite queAccess le muestre un listado sólo con los registros que cumplan con un determinado criterio, como los clientes de una localidad específica, los datos de un determinado empleado, o simplemente todos los empleados que perciben el mismo sueldo. Deberá, entonces «filtrar» la información, y para tal fin, dispone de cuatro tipos de filtros: Filtros Filtro por selección Este tipo de filtro permite seleccionar directamente desde la tabla el dato que se desea visualizar. Una vez seleccionado el dato y aplicado el filtro, se observará un listado de aquellos registros que contengan el dato seleccionado en ese mismo campo. La selección puede realizarse sobre un dato puede ser un texto entero, la primera letra, un número o una parte de una palabra. Por ejemplo se puede seleccionar la terminación EZ del apellido PEREZ de un cliente, y aplicar el filtro para obtener a todos los clientes cuyo apellido termine de igual modo (todos los PEREZ, GONZALEZ, DOMINGUEZ,etc. Para utilizar este tipo de filtro debe tener en cuenta los siguientes pasos: Paso 1: Abra la tabla correspondiente y seleccione el dato que desea visualizar. En nuestro caso, tomaremos el apellido Mare para visualizar a TODOS los clientes que cumplen con esta condición: *Filtro por selección *Filtro excluyendo la selección *Filtro por formulario *Filtro u orden avanzado Seleccione el dato que quiere visualizar

46 Microsoft Access 2003 Paso 2: Elija filtro por selección: Desde la barra de herramientas Desde el menú Registros>Filtro por selección Clic Clic Observe que la tabla se reduce y muestra sólo los registros que contienen el mismo dato seleccionado Filtro excluyendo la selección Este tipo de filtro se utiliza cuando no existe un dato específico para buscar sino todo lo contrario, cuando se necesitan ver todos los registros excepto UNO de ellos. Este filtro permite, entonces, filtrar los registros excluyendo los datos seleccionados. Para realizar un filtro excluyendo la selección, realice los siguientes pasos: Paso 1: Abra la tabla en la que aplicará el filtro. Paso 3: Desactive el icono de Filtro desde la Barra de herramientas, cuando quiera volver a visualizar todos los registros. Seleccione el dato que NO quiere visualizar

47 Microsoft Access 2003 Paso 2: Desde el menú Registros elija Filtro excluyendo la selección. Clic Automáticamente se aplicará el filtro en la tabla: ATENCIÓN: Los filtros por selección y excluyendo la selección no pueden ser almacenados, por lo que deberá volver a realizar todos los pasos cada vez que necesite visualizar estos datos. Paso 3: Desactive el icono de Filtro desde la Barra de herramientas, cuando quiera volver a visualizar todos los registros. Observe que aparecen todos los datos EXCEPTO el que fue previamente seleccionado. Filtro por formulario Al seleccionar este tipo de filtro, se presenta la ventana Filtro por formulario, mediante la cual se pueden filtrar los datos, colocando un valor o criterio en el campo correspondiente. Para utilizar este tipo de Filtro tenga en cuenta los pasos que se detallan a continuación: Paso 1: Ubíquese en la tabla y active el filtro por formulario. Desde el icono de la Barra de Herramientas Desde el menú Registros>Filtro por formulario Clic Clic

48 Microsoft Access 2003 La tabla con el Filtro por formulario no muestra resultados aún, pero muestra listas desplegables en todos los campos. Se puede elegir un dato entero desde esas listas (un apellido como Pedreto) o se pueden pedir datos menos precisos, como los Apellidos que comienzan P. En este caso se procederá así: Paso 2: Ingrese un criterio. Filtre los clientes que su apellido comiencen con la letra P, y para ello escriba P* en el campo Apellido. El asterisco indicará que no se conocen las letras que van después de la P Paso 3: Active el filtro pulsando el icono de Filtro desde la Barra de herramientas. Observe los apellidos que comienzan con P Paso 1: Elija el Filtro por formulario desde el icono o desde el menú Registros. Paso 4: Desactive el icono de Filtro cuando quiera volver a visualizar todos los registros. TRUCO Para filtrar dos o más criterios en un mismo campo puede utilizar la solapa Or que muestra el filtro por formulario. Por ejemplo, supongamos que usted desea visualizar los clientes que residan en Morón y en San Justo - Desde la solapa Buscar, escriba el criterio o elija la localidad de la lista desplegable del campo que corresponda, en este caso en Localidad elija Morón.

49 Microsoft Access 2003 - Seleccione la solapa Or y elija desde el campo Localidad San Justo. - Finalmente observará los clientes residentes en Morón y en San Justo. ATENCIÓN: Puede almacenan los Filtros por formulario, cuando se encuentre en la edición del filtro, desde el menú Archivo elija Guardar como consulta. . . Este tema será detallado en la explicación del «Filtro u orden avanzado» 1. Presione el botón secundario del Mouse sobre el campo donde desea establecer el filtro. En la opción Filtrar por: escriba el valor que desea filtrar en ese campo tal como se observa en la siguiente imagen: SUGERENCIA Desde el menú contextual también puede ingresar un valor o criterio para filtrar una serie de datos; en ese caso, realice los siguientes pasos: 2. Pulse la tecla Enter y observará el resultado correspondiente.

50 Microsoft Access 2003 Al seleccionar este tipo de filtro se presentará la ventana Filtro, con dos sectores diferenciados: el área superior muestra la lista con los campos de la tabla para seleccionar aquellos en los que se va a agregar alguna condición; el sector inferior, en tanto, muestra los campos elegidos y debajo de cada uno de ellos, permite definir las características del filtro (el orden de sus datos y el tipo de dato que se desea ver) Filtro u orden avanzado Este tipo de Filtro es el más utilizado ya que permite establecer tres puntos fundamentales para presentar un listado: *El campo sobre el cual se realizará el filtro. *El orden que debe presentar el listado. *El criterio o condición para obtener el listado final. Si desea utilizar este tipo de filtro, debe tener en cuenta los siguientes pasos: 2º Opción Desde la Barra de Herramientas Pulse el icono Filtro u Orden Avanzado Clic 1º Opción Desde el Menú Pulse en el menú Edición> Filtro>Filtro u orden avanzado Clic Campos de la tabla Datos que definen a las condiciones del filtro

51 Microsoft Access 2003 Paso 1: Para seleccionar el nombre del campo desde el sector superior de la ventana, debe realizar DOBLE CLIC sobre el nombre correspondiente. Podrá realizar estos pasos para cada uno de los campos en los que necesite aplicar un filtro. También puede arrastar el nombre de cada campo hasta el casillero «Campo» de la cuadrícula inferior. Opción 1: Realice un DOBLECLIC sobre el nombre de campo Opción 2: También puede arrastrar el nombre de cada campo Opción 3: Haga un clic y despliegue la lista del casillero para elegir un nombre de campo desde la lista. Paso 2: Desde el casillero «Orden» podrá indicar cómo ordenar el resultado del filtro,eligiendo entre las opciones Ascendente, Descendente y Sin ordenar. Clic Clic Paso 3: Desde el casillero «Criterio», puede establecer la condición con la que debe cumplir el campo. Por ejemplo, si desea presentar un listado con los registros de los clientes que realicen el pago con cheque, en el casillero de criterio del campo Modo de Pago deberá escribir la palabra «Cheque»

52 Microsoft Access 2003 Al aplicar el filtro visualizará el listado de registros de acuerdo con las condiciones que haya establecido. Así, se observa la siguiente imagen: Paso 5: Finalmente ejecutaremos el filtro para obtener el listado con las condiciones especificadas. Para esto, puede optar por cualquiera de los siguientes caminos: Menú Filtro>Aplicar filtro u ordenarPulse el icono que se encuentra en la Barra de Herramientas Paso 4: Desde el casillero O, puede establecer una segunda condición sobre el campo. Por ejemplo, si el listado que necesita debe mostrar los registros de clientes que realicen el pago con Cheque o Efectivo, deberá completar los casilleros como se observa en la siguiente figura: Recuerde que al establecer una condición puede utilizar los comodines (*, ?) cuando trabaja con textos. También puede usar operadores (>,< o =) si trabaja con números. Por ejemplo: SUGERENCIA Si desea Buscar: La condición que debe colocar es: Textos que empiecen con L L* Textos que posean unaA como segunda letra ?A* Números mayores a 254 >254 Números menores o iguales a 100 <=100

53 Microsoft Access 2003 O hacer un clic en el icono de Filtro de la Barra de Herramientas: Los registros cumplen con las condiciones pedidas en el filtro. En la parte inferior aparece indicada la cantidad de registros filtrados. ATENCIÓN: Si desea quitar el filtro para visualizar nuevamente todos los registros: Clic Clic Puede hacer un clic en el menú Registros y elegir la opción «Quitar filtro u orden» Guardar filtros Si utiliza un filtro por formulario o un filtro u orden avanzado frecuentemente, tiene la posibilidad de guardarlo y volver a abrirlo en cualquier momento, evitando así tener que crearlo cada vez que lo necesite. Realice para ello, los pasos que se detallan a continuación: - Cree el filtro deseado, de modo que vea en pantalla los registros desados. - Vuelva a la edición del filtro (vaya al menú Registros elija Filtro u orden avanzado, no importa si ha aplicado este tipo de filtro o el de formulario)

54 Microsoft Access 2003 Aparece entonces el cuadro de «Guardar como consulta»; escriba un nombre y acepte: Desde la Barra de Herramientas Pulse el icono Guardar como consulta desde la Barra de Herramientas: Desde la Barra de Menú Realice un clic en el menú Archivo>Guardar como consulta. . . Clic Desde el menú contextual Despliegue el menú contextual Clic Clic Ingrese un nombre

55 Microsoft Access 2003 Para abrir un filtro guardado: Los filtros se almacenan como consultas, por lo tanto podrá encontrarlos guardados en la solapa de Consultas cuando abre la base de datos. Realice entonces los siguientes pasos: Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Filtros, Por ejemplo. Realice la actividad paso a paso, desde el asistente , que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral Por ejemplo. Paso 1: Seleccione la categoría de objetos Consultas al abrir la Base de Datos. Encontrará los filtros que almacenó, junto con las consultas que más adelante luego aprenderá a crear. Paso 2: Haga doble sobre cualquiera de los filtros guardados y podrá ver los datos filtrados. Clic Clic

56 Microsoft Access 2003 Actividad 2 Con el crecimiento de la empresa, usted necesita realizar algunas modificaciones en la base de datos: incorporar nuevos clientes, películas y buscar y ordenar algunos datos. Para ello realice la siguiente práctica integradora de conocimientos: 1. Abra la Base de datos “Video Club” creada en la actividad anterior. 2. Ingrese 5 registros nuevos en la tabla “Clientes” y “Películas”. 3. Elimine 1 registro de la tabla “Alquileres”. 4. Ordene la tabla “Clientes” según el campo Apellido. 5. En la tabla “Clientes”aplique un filtro por selección que muestre todos los clientes de la misma Ciudad. 6. En la tabla “Alquileres” aplique un filtro por formulario para visualizar los alquileres posteriores al día 15/07/02. 7. Aplique un filtro para visualizar las películas de CalificaciónATP y Género Infantil. 8. Aplique un filtro par visualizar las películas de Calificación para mayores de 18 años que pertenezcan al Género Suspenso. 9. Busque en la tabla de “Clientes” todos los Apellidos que comiencen con P y en la tabla “Películas” todas las aquellas que comiencen con L. 10. Aplique un filtro por orden avanzado en la tabla de “Clientes”. Haga doble clic en el campo Nombre de modoque aparezca visible en la cuadrícula inferior. Luego elija para éste un Orden Ascendente y en Criterios coloque C* 11. Aplique el filtro para ver los resultados. 12. Guarde el filtro con el nombre «Clientes con C»

57 Microsoft Access 2003 Repaso del Capítulo 2 En la Base de datos de una empresa que posee miles de registros de clientes, se deben realizar algunas modificaciones sobre los datos personales y evaluar los pedidos realizados por zonas; por lo tanto: a. ¿Qué comodines suelen utilizarse para buscar datos en una base de datos? ¿Cómo se utilizan cada uno de ellos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . b. Si desea cambiar en un solo paso, el nombre de un producto que se repite en varios registros de la misma tabla. ¿Qué comando debe utilizar? Enumere los pasos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . c. Supongamos que debe presentar un listado de registros con todos los clientes de la zona de San Justo. Enumere los tipos de filtros que puede utilizar y sus diferencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . d. ¿Cuáles son las principales características de un Filtro u orden avanzado? ¿En qué casos se utiliza? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58 Microsoft Access 2003 e. Explique los pasos que debe realizar para ejecutar un filtro por selección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . f. ¿Los resultados de qué tipos de filtros pueden guardarse? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59 Microsoft Access 2003 Capítulo 3 Al término de este Capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Conocer la definición de las Relaciones, así como también comprender la diferencia entre los distintos tipos de relaciones.  Aprender a crear y eliminar las relaciones entre las tablas.  Conocer y comprender la definición de las consultas, su utilidad y funcionamiento en las bases de datos.  Realizar una adecuada incorporación de los criterios en las consultas.  Aprender a ordenar los registros de una consulta, como así también a ocultar los campos de la misma. Organización de Contenidos Capítulos Temas deAprendizaje Contenidos Mínimos Capítulo 3 Relaciones Consultas Tipos de relaciones. ¿Cómo crear una relación? Ocultar tablas de una relación. Eliminar relaciones. Consultas. Creación de consultas. ¿Cómo establecer un criterio en una consulta? ¿Cómo imprimir el resultado de una consulta?

60 Microsoft Access 2003 Relaciones Tipos de relaciones Una relación es una asociación establecida entre dos o más tablas, a través de un campo en común. Estos campos deben contener datos coincidentes en ambas tablas y poseer el mismo TIPO DE DATOS (como así también, las mismas Propiedades) para que esa relación sea posible. La utilización de relaciones en una base de datos acelera el proceso de búsqueda de datos ya que permite extraer información de varias tablas y forma con ello, una única estructura llamada Consulta. La Relación es necesaria para vincular estas tablas entre sí, indica los datos que deben ser comparados para descubrir cuando se habla del mismo individuo u objeto en cada tabla. Existen tres tipos de relaciones: * Uno a varios * Varios a varios * Uno a uno a) Relación uno a varios En este tipo de relación un registro de una tabla puede tener más de un registro que coincida con la otra tabla, pero la otra tabla sólo puede tener un registro coincidente con la primera. Por ejemplo, en una base de datos que posea las tablas de AUTORES y LIBROS puede existir entre ellas una relación uno a varios, de modo que a UNAUTOR le puede corresponder MÁS DE UN LIBRO, pero a cada libro sólo le puede corresponder UN autor. b) Relación varios a varios En esta relación un registro de una tabla puede tener más de un registro coincidente en la otra tabla y viceversa, pero para establecer este tipo de relación debe crear una tercera tabla denominada «Tabla de unión» que posea los campos con clave principal de las otras dos tablas. Autor =Varios Libros Libros=Único Autor

61 Microsoft Access 2003 Por ejemplo, una base de datos que contiene las tablas LIBROS y LIBROS PEDIDOS, puede suceder que un pedido incluya varios libros pero cada libro puede figurar, a su vez, en varios pedidos; Por esto, se debe crear una «tabla de unión» que mantenga una relación uno a varios con la tabla Pedidos y una relación uno a varios con la tabla Libros, logrando mantener una la relación de varios a varios entre sí. c) Relación uno a uno En esta relación cada registro de una tabla puede tener una sola correspondencia en la segunda y viceversa. Este tipo de relación no se utiliza frecuentemente ya que la mayor parte de la información relacionada con este tipo de relación, estaría toda en una tabla. Por ejemplo, una Base de datos puede mostrar la tabla PACIENTES con los datos de cada uno de ellos, y además, una tabla TURNOS DEL DÍA utilizada para almacenar información sobre los días y horarios de atención de cada paciente. Las tablas tienen una relación uno a uno porque cada horario de atención en el día tiene un único médico y un sólo paciente asignados. ¿Cómo crear una relación? Para establecer las relaciones, debe cerrar todas las tablas, ya que no es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas. Paso 1: Abra la tabla. Paso 2: Desde la barra de herramientas seleccione el icono Relaciones o elija dicha opción desde el menú contextual de la ventana base de datos. ATENCIÓN: Las relaciones uno a uno sólo suelen utilizarse para: Dividir una tabla que posee una gran cantidad de columnas. Aislar parte de una tabla por razones de seguridad. Almacenar información temporal que se elimine tan sólo con borrar la tabla. Clic Pulse el botón secundario del mouse Clic Icono de Relaciones

62 Microsoft Access 2003 También puede crear relaciones desde el menú Herramientas: Paso 3: Por cualquiera de estos tres caminos, se presentará automáticamente el cuadro «Mostrar tabla». En este cuadro, debe agregar las tablas que desea relacionar. Para ello, seleccione cada una de las mismas y pulse el botón Agregar. Clic Paso 4: Después de cerrar la ventana «Mostrar tabla» observará las tablas o consultas elegidas en la ventana Relaciones, para visualizar los campos que posee cada una de ellas, tal como se observa en la siguiente figura: Clic 2-Pulse el botón Agregar y repita estos dos pasos hasta agregar todas las tablas. 1-Seleccione cada tabla 3-Finalmente, pulse el botón Cerrar

63 Microsoft Access 2003 Si luego de observar las tablas, notara que olvidó alguna de ellas, puede regresar al cuadro Mostrar tabla utilizando los siguientes caminos: SUGERENCIA Pulse el icono desde la Barra de Herramientas: Clic Menú Relaciones>Mostrar tabla. . . Paso 5: Seleccione el campo en común de cualquiera de las tablas y arrástrelo hasta el mismo campo de otra de las tablas. Una vez en el cuadro, sólo restará elegir la tabla faltante y agregarla también. Realice un clic sobre el campo en común y no suelte el botón del mouse. Arrastre. . . . . . y suelte el botón del mouse al llegar al otro campo de igual nombre.

64 Microsoft Access 2003 Campo en común Campo en común Relación (unión entre campos iguales) Paso 6: Cuando suelte el botón del Mouse, se abrirá un cuadro de diálogo Modificar relaciones dónde podrá confirmar o modificar la relación. ATENCIÓN: En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado Clave externa de la otra tabla. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que cuando se crea una relación, los campos relacionados no tienen que tener obligadamente los mismos nombres, aunque SÍ deben tener el mismo tipo de datos. Por eso, si la clave principal es autonumérica, sólo se podrá relacionar con otro campo de tipo AUTONUMÉRICO. Campos que se están relacionando Garantiza que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas sean válidas y que no se puedan eliminar ni modificar accidentalmente los datos apartir del momento en que se CREA la relación. Haga un clic en el botón Crear para finalizar.

65 Microsoft Access 2003 Paso 7: Al cerrar la ventana Relaciones, debe guardar el diseño para almacenarlo en la base de datos. Desde el menú contextual elija Guardar Diseño Clic Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 3, Tema: Relaciones, Subtema: Crear una relación, Por ejemplo. Ocultar tablas de una relación Si trabaja con bases de datos que poseen varias relaciones, puede ocultar las tablas de la ventana Relaciones para facilitar la visualización de los campos y evitar inconvenientes, para ello utilice alguna de las siguientes opciones: Desde el menú contextual - Abra la ventana Relaciones. - Luego: Desde el teclado Seleccione la tabla que desea ocultar y pulse la tecla Desplieque el menú contextual de la tabla que desea ocultar y seleccione Ocultar tabla Clic

66 Microsoft Access 2003 Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos (incluso aquellas que haya ocultado), ingrese a la ventana de Relaciones y utilice alguna de las siguientes opciones: SUGERENCIA Menú Registros>Mostrar todas Pulse el icono desde la Barra de Herramientas En cambio para observar sólo las relaciones realizadas para una tabla específica (considerando que algunas de ellas pueden estar ocultas), seleccione la tabla y utilice alguna de las siguientes opciones: ATENCIÓN: Tenga en cuenta que ocultar una tabla de la ventana Relaciones no significaeliminarlasrelacionesdeesatabla,sinoquesóloseafectalavisualizaciónde la misma. La relación permanece hasta tanto también la borre (esto será ampliado más adelante)Ustedpodrárecuperarlavistadelatablaencualquiermomento,siregresaal cuadro«Mostrartabla»ydesdeallílavuelveaagregar. Clic Menú Registros>Mostrar directas Icono Mostrar Directas desde la Barra de Herramientas

67 Microsoft Access 2003 Seleccione la LÍNEA que establece la relación y presione la tecla Desde el teclado Desde el menú contextual Luego se presentará un mensaje en el cual debe confirmar o NO la eliminación de la relación en forma permanente. Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 3, Tema: Relaciones, Subtema: Eliminar una relación, Por ejemplo. Eliminar relaciones Para eliminar una relación entre dos tablas debe utilizar alguno de los siguientes métodos: Realice un clic con el botón secundario del mouse sobre línea de la relación Clic Clic ATENCIÓN: Antes de confirmar la eliminación de una relación, verifique que sea la correcta ya que esta acción no puede deshacerse. Al eliminar la relación, esas tablas recuperarán su independencia y usted podrá modificarlas o eliminarlas sin inconvenientes.

68 Microsoft Access 2003 Consultas La Consulta es otra de las herramientas que posee una base de datos de Access. Son muy utilizadas porque permiten: - Unificar datos procedentes de distintas tablas y efectuar cálculos. - Restringir la información en una base de datos de acuerdo con los criterios establecidos. -Analizar y manipular los datos para extraer fácilmente conclusiones a partir de ellos. Se pueden crear todas las consultas que sean necesarias ya que los datos que muestran en realidad se encuentran almacenados una única vez, en sus tablas originales; la consulta es sino una “vista” particular y conjunta de los mismos. La función y la creación de una consulta es similar a la de los Filtros u orden avanzados, pero se diferencian en que las consultas pueden tener información restringida de varias tablas mientras que en los filtros sólo pueden restringir la información de una de ellas. Efectuada la Consulta, sus datos se pueden visualizar en la Hoja de Datos de la consulta (como cualquier tabla), o se puede cambiar su presentación con un formulario o informe. Creación de Consultas Este tipo de objetos se puede crear utilizando el Asistente para la creación de consultas (luego se podrán modificar o mejorar desde su Vista Diseño) o directamente desde la Vista Diseño. De trabajar con el asistente, los datos elegidos se tomarán de una única tabla por vez. La consulta de uan tabla, se utiliza cuando se quieren filtrar algunos datos y se necesitan mostrar sólo algunos de las campos (la opción de filtros, SIEMPRE muestra todos los campos) La vista de diseño se utiliza para mostrar en una sola tabla, los datos que fueron guardados en tablas separadas inicialmente. a) Para crear una consuta mediante el asistente, realice los siguientes pasos: Consultas Paso 1: Seleccione el botón Consultas desde la Barra de Objetos de la Base de datos (a la izquierda de la ventana) y luego, haga un clic en el botón Nuevo Clic Pulse sobre el botón Nuevo

69 Microsoft Access 2003 Paso 3: Aparece entonces el primer paso del asistente; seleccione allí la tabla correspondiente y los campos que desea visualizar en la consulta como se indica en el siguiente cuadro: Paso 2: En el cuadro de Nueva Consulta elija en este caso al Asistente para consultas sencilas, y luego acepte el cuadro: ATENCIÓN: Tenga en cuenta que desde este cuadro puede agregar campos de diferentes tablas, ya que al cambiar de Tabla se modifican los campos disponibles. Clic Pulse el botón aceptar Elija la opción Asistente para consultas sencillas Seleccione la tabla con la cual realizará la consulta Lista de campos que contiene la tabla Agrega sólo al campo elegido Agrega todos los campos de una vez Pulse el botón Siguiente

70 Microsoft Access 2003 Ingrese un nombre para la consulta Pulse el botón Finalizar Se visualizan sólo aquellos campos que fueron agregados en el asistente. Paso 4: Luego de presionar el botón Siguiente, se presentará el segundo y último paso del asistente que le permite guardar la consulta: ATENCIÓN: Si abrió la consulta para ver la información (en la Hoja de datos) y necesita realizar alguna modificación deberá cambiar a la Vista Diseño; para ello, haga un clic en el menú Ver> Vista Diseño, o utilice el Icono de la Barra de Herramientas.

71 Microsoft Access 2003 b) Si en cambio, desea crear una consulta desde la Vista de Diseño: Paso 1: Seleccione el botón Consulta desde la barra de Objetos (a la derecha de la ventana de la Base de Datos) y luego, haga doble clic sobre la opción Crear una consulta en Vista Diseño. Paso 2: Se presentará el cuadro Mostrar Tabla, en el que se deben seleccionar las tablas o consultas que desea utilizar, es decir, aquellas que tienen los datos que se necesitan visualizar en la consulta: Seleccione la solapa correspondiente: Tablas o Consultas, según el lugar donde se encuentren los datos Clic Haga doble clic en la opción de Vista de diseño Paso 3: Cuando haya agregado todas las tablas, pulse el botón Cerrar y visualizará cada una de las tablas o consultas con sus respectivas relaciones, tal como se observan en la siguiente imagen: Seleccione las tablas con las que creará la consulta (las tablas que tienen almacenados los datos) Pulse el botón Agregar cada vez que agrega una tabla.

72 Microsoft Access 2003 Paso 4: Una vez que las tablas estén relacionadas, debe elegir los campos que desea visualizar en el resultado de la consulta, para ello puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones: Opción 1: Realice doble clic sobre cada campo Opción 2: Clic y arrastre Opción 3: Haga un clic en un casillero vacío, despliegue la lista de campos y seleccione el que corresponda. Los campos de la Consulta serán aquellos que usted haya agregado a la cuadrícula inferior, en el orden marcado. Quedarán entonces acomodados tal como se observa en la siguiente figura: Si la casilla Mostrar no se encuentra tildada, el campo no se visualizará en la consulta. Tabla a la que pertenece el campo que aparece en la parte inferior. Campos que mostrará la consulta.

73 Microsoft Access 2003 Clic Clic Paso 5: Para observar el resultado de la consulta, utilice alguna de las siguientes opciones: Menú Consulta>Ejecutar Desde el icono Al ejecutar la consulta se activará a la Vista de Hoja de Datos con los campos que se indicaron para ella y los datos correspondientes. Campos pertenecientes a la tabla Clientes Campos pertenecientes a la tabla Pedidos ¿Cómo establecer un criterio a una consulta? Al igual que en los Filtros u orden avanzado, las consultas permiten establecer criterios para filtrar la información necesaria. El criterio es una expresión que permite especificar qué registros debe mostrar en la Consulta, en otras palabras es la condición que deben cumplir los registros para ser mostrados. Por ejemplo, en una nueva consulta desea ver los clientes que alquilaron el libro «Reflexiones sobre la verdad», y para ello, debe tomar datos de las tablas LIBROS y LIBROS PEDIDOS. Paso 6: Guarde la consulta pulsando el icono desde la Barra de Herramientas o desde el menú Archivo>Guardar Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 3, Tema: Consultas,Subtema: Creación de consultas, Por ejemplo. Ingrese un nombre para la consulta Clic

74 Microsoft Access 2003 Paso 3: Ejecute la consulta para ver los resultados. Paso 1: Active la consulta en Vista de Diseño. Paso 2: Escriba la condición en el sector de Criterios de la tabla inferior, dentro del campo que corresponda. Sólo muestra los clientes que cumplen con el criterio establecido, es decir, que pidieron el libro suyo nombre comienza con RE. ATENCIÓN: Dentro de las consultas puede incorporar varios criterios al mismo tiempo en los diferentes campos, pero debe tener en cuenta que sólo se visualizarán los registros que cumplan con todos los criterios establecidos. Para observar nuevamente todos los registros, deberá borrar el criterio establecido desde la Vista Diseño. Por ejemplo, en la casilla Criterios correspondiente al campo Libro, ingrese la primera sílaba del nombre del libro que desea visualizar y a continuación un asterisco para reemplazar las letras faltantes en el nombre

75 Microsoft Access 2003 ¿Cómo imprimir el resultado de una consulta? Abra la Consulta en la Vista Hoja de Datos y utilice alguna de las siguientes opciones: Desde el iconoDesde el menú En el cuadro de diálogo que se presenta, podrá especificar las opciones de impresión, como ser el intervalo de impresión (las hojas del archivo que desea imprimir), la cantidad de copias de cada hoja y el tipo de impresora. Clic Indique la cantidad de copias que desea Clic Clic Pulse el icono desde la Barra de Herramientas

76 Microsoft Access 2003 Si desea modificar o cambiar los títulos de los campos de la consulta debe realizar los siguientes pasos: - Abra la consulta en la Vista Diseño, y haga un clic en el campo deseado, por ejemplo, Libro. - Haga un clic en el icono Propiedades de la Barra de Herramientas o desde el menú contextual del campo, tal como muestra la siguiente figura: Icono de Propiedades de la Barra de Herramientas Menú contextual del campo - En el cuadro que se presenta, dentro del casillero Título, escriba el nuevo nombre para el campo (por ejemplo, Título-Libros); luego cierre el cuadro de Propiedades. Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 3, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral. Ingrese el nuevo título para el campo

77 Microsoft Access 2003 Actividad 3 El Gerente del Video Club le solicita que analice los datos ingresados en el sistema hasta el momento, para extraer conclusiones sobre ellos. Por lo tanto usted se dispone a realizar la siguiente práctica integradora de conocimientos: 1. Abra la Base de datos “Video Club” con la cual ha estado trabajando hasta el momento. 2. Relacione las tablas según corresponda (aquellas que posean campos en común) y recuerde guardar los cambios antes de cerrar la ventana de Relaciones. 3. Cree una consulta que presente todos los clientes de Capital Federal y que muestre los campos Cod_Cli, apellido, nombre y dirección. Guarde la consulta con el nombre Clientes de Capital. 4. Cree una nueva consulta que presente todos las películas del género Drama y que muestre los campos Cod_Película, título, director y protagonista. Guarde los resultados con el nombre Películas dramáticas. 5. Cree otra consulta que presente todos los registros que pertenezcan a la localidad de San Isidro. Incluya los campos que crea necesarios (pero obligatoriamente agregue Nombre, Apellido y Nro de doc) y guárdela, luego, con el Promoción de la semana. Cierre la consulta. 6. Cree una última consulta que muestre todas las películas con fecha de devolución el día 12/02/03 y que contenga los campos Título, género, nombre de la persona que la devolvió y precio de alquiler. Guarde la consulta con el nombre Devoluciones del 12 de febrero. 7. Suponiendo que el Video Club entrega una película gratis a los clientes de las distintas localidades y que esto varía todas las semanas, abra la consulta Promoción de la semana. Cambie (desde el diseño) la localidad solicitada y en lugar de San Isidro, coloque Zona Norte. 8. Guarde los cambios realizados y cierre la base de datos.

78 Microsoft Access 2003 Repaso del Capítulo 3 Después de haber creado las diferentes tablas dentro de la Base de datos, seguramente necesitará comenzar a extraer información de cada una de ellas para obtener nuevos resultados. a. ¿Qué se necesita para realizar una «relación» entre dos o más tablas? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . b. ¿Para qué suelen utilizarse las relaciones uno a uno? Ejemplifique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . c. Si usted tiene una tabla cuyos datos coinciden con más de un registro en otra tabla y viceversa. ¿Qué tipo de relación se formaría? ¿Se necesita crear una tabla de Unión? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . d. ¿Para qué se utiliza la consulta? ¿Cuántas tablas se necesitan para crearla? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . e. ¿Cuál es la diferencia existente entre las consultas y los filtros? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . f. ¿Qué cambios se pueden efectuar desde la Vista Diseño de una consulta? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

79 Microsoft Access 2003 Capítulo 4 Al término de este Capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Comprender la utilización de los Formularios y su funcionamiento.  Aprender a crear Formularios con y sin el asistente y agregar registros en los mis mos.  Conocer las distintas formas de visualizar un Formulario y para qué sirve cada una de ellas.  Realizar modificaciones en los formularios, agregar encabezados y pies de páginas a los mismos.  Aprender a realizar cálculos simples dentro de los formularios utilizando el genera dor de expresiones y los operadores matemáticos. Organización de Contenidos Capítulos Temas deAprendizaje Contenidos Mínimos Capítulo 4 Formularios Modificar Formularios Modificaciones Avanzadas Formularios. Creación de formularios con asistente paso a paso. Crear un formulario en Vista Diseño. ¿Cómo agregar registros en el formulario? Eliminar registros. Modificar formularios Modificaciones avanzadas. ¿Cómo realizar cálculos simples en el formulario?

80 Microsoft Access 2003 Formularios Formularios Los formularios se utilizan para mejorar el aspecto de los datos que se encuentran en las tablas o consultas y para realizar las operaciones más comunes tales como agregar, eliminar, modificar y buscar información. Los cambios que se realicen en los formularios también se verán en las tablas o consultas. Creación de formularios con Asistente paso a paso Active el objeto Formulario desde la barra de objetos de la ventana de base de datos. Desde el Asistente Pulse el botón Nuevo Clic Cuando acepta el cuadro se presentará un asistente que lo guiará paso a paso en la creación del formulario. Paso 1: Seleccione la opción Asistente para formularios Paso 2: Despliegue la lista y elija la tabla o consulta con la que desee realizar el formularioClic

81 Microsoft Access 2003 Paso 3: Muestra la tabla elegida en el paso anterior, con todos sus campos; con un clic se puede elegir en la lista cualquier otra tabla o consulta. Campos de la tabla seleccionada Agrega los campos uno por uno Agrega los campos todos de una vez Clic Paso 4: Luego de presionar el botón Siguiente, aparece el segundo paso del Asistente. Permite definir el tipo de formulario. Camposdistibuidos en la parte superior de forma horizontal Registros Pulse el botón Siguiente

82 Microsoft Access 2003 Paso 5: Al presionar nuevamente el botón Siguiente, aparecerá el tercer paso del asistente. Aquí podrá seleccionar un estilo para el formulario, es decir, un fondo para la presentación de datos y un tipo de letras. Los modelos se visualizan en el sector izquierdo del cuadro. Paso 6: Luego del botón Siguiente aparece el último paso del Asistente para Formularios. Deberá guardar el formulario, y decidir lo que desea hacer con él. Pulse el botón Siguiente Estilos para el formulario Ingrese un nombre para el formulario Al finalizar el Asistente se presenta el formulario en la vista de diseño. Al finalizar el Asistente se presenta el formulario en la vista de hoja de datos. Pulse el botón Finalizar

83 Microsoft Access 2003 Para crear un Formulario también puede utilizar las siguientes opciones : SUGERENCIA Realice un doble clic para crear un formulario en la Vista de Diseño Realice un doble clic para crear un formulario con el asistente Realice la actividad paso a paso, desde el asistente , que se ubica en el Capítulo 4, Tema: Formularios,Subtema: Creación de formularios Por ejemplo. Formulario con distribución Tabular y estilo Papel de Arroz

84 Microsoft Access 2003 Crear formulario en Vista de Diseño Active el objeto Formulario desde la barra de objetos de la ventana de base de datos. Desde la vista de diseño ClicDesde la Barra de Herramientas, pulse el botón Se presenta entonces el siguiente cuadro: Clic Paso 1: Seleccione Vista de Diseño Paso 2: Despliegue la lista y elija la tabla o consulta con cuyos datos realizará el formulario Clic Paso 3: Pulse Aceptar

85 Microsoft Access 2003 En caso que necesite ampliar el área de detalle para que los datos se ubiquen de manera mas espaciada, realice lo siguiente: Ubique el puntero en la línea delimitadora, realice un clic y arrastre. Paso 4: En la Vista de Diseño que aparece luego de Aceptar el cuadro, agregue los campos que debe mostrar la hoja del formulario: Casillero que representa al nombre de cada campo Campo Casillero que representa a los datos de ese campo (a los Registros) Realice un clic y arrastre cada uno de los campos que desea visualizar en el formulario Área de detalle: aquí se agregan los campos que seran visualizados en el formulario. Arrastre TRUCO Clic y arrastre Observe en la regla la medida que toma el área de detalle

86 Microsoft Access 2003 Paso 5: Con los campos en la Vista de Diseño, cambie el formato predeterminado, y para ello: Opciones de Formatos. Seleccione el que prefiera con un clic. Pulse el botón Opciones y aparecerán algunas casillas de formatos: Deje tildadas sólo las casillas cuyas propiedades desea aplicar. Paso 6: Para observar finalmente el formulario, debe intercambiar a la vista de formulario. Pulse el icono Vistas de la Barra de Herramientas y elija Vista Formulario Pulse en el menú Ver>Vista Formulario Pulse en el menú Formato>Autoformato. . . Clic Clic Pulse el icono de la Barra de Herramientas Vista previa Clic Clic

87 Microsoft Access 2003 ¿Cómo agregar registros en el formulario? Para agregar registros en el Formulario debe: 1- Desde la Vista Formulario. 2- Haga un clic en el botón 3- Una fila nueva se agregará en la parte inferior del formulario; allí podrá ingresar la nueva información: El Formulario deberá aparecer de una manera similar a la que se muestra en la siguiente figura: Indica la cantidad total de registros Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 4, Tema: Diseño Avanzado, Subtema: Creación de Formularios sin asistente, Por ejemplo. Nuevo registro vacío Desde esta barra puede administrar los registros 21 543 Visualiza el último registro Nuevo registro Visualiza el primer registro1 2 3 4 5 Avanza al registro siguiente Retrocede al registro anterior

88 Microsoft Access 2003 ATENCIÓN:Para desplazar el cursor al campo siguiente debe presionar la tecla TAB. Para desplazarse al campo anterior pulse la combinación de tecla MAYÚS y TAB (o Shift TAB, para los teclados en inglés) Eliminar registros Para eliminar registros debe estar activada la vista de formulario. Paso 1: Seleccione el registro que desea eliminar: Paso 2: Pulse el icono eliminar registro desde la Barra de Herramientas Se presentará un cuadro de advertencia, que le recordará que el registro será eliminado en forma PERMANENTE. Podrá aceptarlo si es esto lo que desea realmente.

89 Microsoft Access 2003 Modificar Formularios Para modificar un formulario debe realizar los siguientes pasos: * Si el formulario se encuentra abierto: Pulse el botón Vista de diseño desde la barra de herramientas: * Si el formulario NO se encuentra abierto: Un formulario en Vista de diseño está compuesto por las siguiente partes y se visualizan en el siguiente orden: Modificar Formularios Seleccione el formulario que desea modificar Pulse el icono Vista de Diseño

90 Microsoft Access 2003 a) Modificaciones de rótulos (de campos y datos) * Mover: Para mover un rótulo realice los siguientes pasos: * Cambiar Fuente: Desde la Barra de Herramientas de Formato puede modificar las propiedades de tipo de letra, tamaño, color y alineación de texto, entre otras opciones. Paso 1: Seleccione con un clic el rótulo deseado Paso 2: Ubique el puntero en el borde del rótulo o campo, realice un clic y arrastre hasta cambiar la posición. Encabezado de formulario, Detalle y Pie de formulario Encabezado del formulario: Contiene los campos. Detalle: En este sector se ubican los rótulos Pie del formulario: Se suele utilizar para agregar alguna imagen. Ròtulos: Identifican el contenido del campo Campos Tipografía Tamaño Negrita Cursiva Subrayado Alineación Color relleno Color letra Color Línea Ancho de borde E f e c t o especial Propiedades del borde del rótulo

91 Microsoft Access 2003 ATENCIÓN: Recuerde que para modificar el estilo del fomulario no deben estar seleccionadas ninguna de las partes del formulario de manera independientemente. Marco asignado a un rótulo * Cambiar Estilo (fondo de formulario): Puede cambiar el estilo del fondo y de las tipografías aplicadas en el formulario, si efectúa los siguientes pasos: - Desde la barra de Diseño el formulario pulse el icono Paso 1: Seleccione un nuevo Estilo Paso 2: pulse el botón Aceptar Clic Luego de realizar todas las modificaciones, vuelva a la Vista de Formulario a través del menú Ver o mediante el icono de la Barra de Herramientas:

92 Microsoft Access 2003 Modificaciones Avanzadas Para realizar modificaciones avanzadas en los formularios debe utilizar la Barra de Herramientas llamada Cuadro de Herramientas que se puede activar desde el menú Ver. El mismo se describe a continuación: Marco de objeto independiente Marco de objeto dependiente Salto de Página Modificaciones avanzadas Casillas de opción Casillas de verificación Seleccionar objetos 1 2 3 4 65 8 97 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 2 3 4 6 5 8 9 7 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Asistente para controles Etiqueta Cuadro de texto Grupo de opciones Botón de Opción Casilla de verificación Botón de Alternar Cuadro combinado Cuadro de lista Botón de comando Imagen Control Ficha Subformulario -Subinforme Línea Réctangulo Más controles. . .

93 Microsoft Access 2003 Realicelaactividadpasoapaso,desdeelasistenteFUCE,queseubicaenelCapítulo 4, Tema:ModificacionesAvanzadas, Porejemplo. ¿Cómo realizar cálculos simples en un formulario? Además de los datos específicos y parciales que puede mostrar un formulario, se pueden agregar controles que contengan resultados, mediante la utilización de Fórmulas. Puede realizar un cálculo en una tabla de Pedidos, por ejemplo, para saber el total de ejemplares de cada libro que fueron retirados. Para esto, realice los siguentes pasos: Paso 1 Paso 2 Desde la caja de herramientas seleccione Cuadro de texto: Paso 3 Realice un clic y arrastre para crear un rectángulo Clic Abra el formulario en Vista de Diseño

94 Microsoft Access 2003 Paso 4 En este caso, restaremos la cantidad de libros en Stock de la cantidad de ejemplares pedidos. Seleccione el cuadro de texto y despliegue su menú contextual. Allí elija la opción Propiedades. . . Clic Clic Pulse la solapa Datos Pulse el botón con los puntos suspensivos para ingresar en un nuevo cuadro donde podrá definir la fórmula deseada.

95 Microsoft Access 2003 Paso 5 ClicClic a) Haga doble clic en cada uno de los campos con los cuales realizará el cálculo c) Pulse el botón Aceptar b) Utilice los operadores que ofrece el Generador para colocar entre los campos. En este caso usamos el signo MENOS y el IGUAL. Expresión en Vista de diseño del formulario Aquí se resume la expresión que usted generó Cierre el cuadro Luego de aceptar el cuadro del Generador de expresiones, vuelve a verse el cuadro de Propiedades del campo elegido, campo en el que más tarde aparecerán los resultados. Cuadro de Propiedades del Campo de Texto Cuando se cierra el cuadro de Propiedades, aparece nuevamente el campo dibujado con alguna de las herramientas de la Caja. En este campo se puede observar la estructura de la fórmula terminada.

96 Microsoft Access 2003 Observe el resultado Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 4, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral. Una vez que se han completado los pasos y la estructura de la fórmula aparece en la Vista Diseño, sólo resta cambiar a la Vista de Formulario para ver los resultados enviados:

97 Microsoft Access 2003 Actividad 4 El Gerente de la empresa le solicita mejorar el aspecto de los datos que se encuentran en las tablas y consultas. Para ello, debe presentar los datos en forma gráfica y fácil para ingresar, visualizar y modificar (de ser necesario) la información. Con dicho propósito, debe realizar la siguiente práctica integradora de conocimientos: 1. Abra la Base de datos “Video Club” 2. Realice mediante el uso del asistente, un formulario para cada una de las tablas (Clientes, Películas, Alquileres) Guarde el formulario con el mismo nombre que poseen las tablas. 3. Realice un formulario SIN el asistente con la consulta Clientes de Capital. Guarde el formulario con el mismo nombre. 4. Inserte botones de opción, casillas de verificación y algunas listas desplegables para mejorar la presentación de los datos. 5. Cree un formulario de la tabla Películas que sólo muestre el Título, género y calificación. Guarde el trabajo con el nombre Formulario de películas. 6. Realice un formulario de la tablaAlquileres que muestre la fecha de alquiler, fecha de devolución y el precio. asígnele el nombre Formulario de Alquileres. 7. Ingrese 5 nuevos registros en las 3 tablas, utilizando los correspondientes formularios. 8. Mejore la presentación de los datos utilizando las opciones de formato y autoformato. 9. Elimine 2 registros del formulario Películas y Clientes. 10. Guarde los cambios realizados y cierre la base de datos.

98 Microsoft Access 2003 a. Si desea modificar el aspecto de una tabla a través de un formulario. ¿Qué pasos debe realizar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . b. A diferencia de una tabla, ¿qué tareas pueden realizarse desde un formulario? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . c. Si un formulario posee los datos y precios de un presupuesto. ¿Es posible realizar un cálculo matemático? ¿Qué herramienta se utiliza para crear dicho cálculo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . d. Si un formulario contiene miles de registros, pero en pantalla sólo se visualiza uno de ellos. ¿Cómo identifica el número de registro activo? ¿Puede desplazarse al último directamente? ¿Cómo lo hace? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . e. Para agregar un registro nuevo. ¿Hace falta ubicarse en el último registro? ¿Cómo lo hace? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . f. Si se crea un formulario con el Asistente y luego se decide cambiar el fondo ¿Desde que vista lo haría? Mencione los pasos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Repaso del Capítulo 4

99 Microsoft Access 2003 Capítulo 5 Al término de este Capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Comprender la utilización de los Informes y su funcionamiento.  Aprender a crear Informes desde la vista diseño y utilizando el asistente para informes.  Conocer las distintas formas de visualizar un Informe y para qué sirve cada una de ellas.  Realizar modificaciones en los Informes, agregar encabezados y pies de páginas a los mismos.  Aprender a crear Etiquetas postales y para qué se utilizan las mismas. Organización de Contenidos Capítulos Temas deAprendizaje Contenidos Mínimos Capítulo 5 Informes Modificar Informes Etiquetas Informes. ¿Cómo crear un Informe? Modificar informes. Autoformato Etiquetas. ¿Cómo crear etiquetas postales?

100 Microsoft Access 2003 Informes Un informe es una forma efectiva de presentar los datos de una tabla y /o consulta para el formato impreso. Al tener control sobre el tamaño y el aspecto de todos los elementos que lo componen, puede presentar la información en la forma que desee visualizarla. Una característica importante es que no permiten modificar los registros de la tabla o consulta, sólo visualizarlos. Para modificar los datos que aparecen en un formulario se podrá recurrir a la Tabla o Consulta original e incluso a los Formularios si estuviesen creados. Informes ¿Cómo crear un Informe? Para crear un informe es necesario que tenga una impresora configurada e instalada en su computadora. Paso1: Paso 2: Clic Pulse el botón Nuevo Seleccione el botón Informes desde la Barra de Objetos (en el sector izquierdo de la ventana de la Base de Datos) Clic

101 Microsoft Access 2003 Paso 3 Elija la Vista de Diseño para crear el informe. (Existen, sin embargo, otras opciones muy válidas también) Despliegue la lista y elija la tabla o consulta con la cual realizará el informe, la tabla o consulta que muestra los datos a imprimir. Clic Paso 4 Al aceptar el cuadro, aparece la Vista de Diseño del Informe, donde se podrán agregar los campos deseados. La Vista de Diseño del Informe es similar a la Vista de Diseño del Formulario: Arrastre los campos uno por uno hacia el sector Detalle. a) Creación desde la Vista de Diseño

102 Microsoft Access 2003 Paso 6: Guarde el informe, desde el menú Archivo>Guardar. . . Paso 5: Para visualizar el Informe terminado debe cambiar a la Vista Preliminar; esta vista es utilizada en varios programas, ya que es la vista previa a la impresión del trabajo y se pueden detectar posibles errores, como márgenes fuera de lugar. Esta opción se encuentra disponible en el menú Ver o puede hallarse en el icono de Vistas de la Barra de Herramientas: También los cambios que se pueden realizar son muy similares (en lo que se refiere al formato de campos o rótulos) y los podrá realizar de la misma manera que lo hizo para los formularios. Clic Ingrese un nombre para el informe Pulse el botón Aceptar

103 Microsoft Access 2003 b) Creación desde el Asistente paso a paso para informes Paso 1 Muestra de un Informe terminado en la Vista Preliminar Seleccione la tabla que desee imprimir Clic Seleccione la opción Asistente para informes

104 Microsoft Access 2003 Paso 2: Luego de aceptar el cuadro, aparece el primer paso del Asistente para indicar los campos del informe: Paso 3: Luego de presionar el botón Siguiente, un nuevo paso del asistente aparece en pantalla: Indique los campos que desea incluir en el informe (los datos que desea imprimir) Puede incluirlos uno por uno o todos de una vez. Clic Indica la tabla o consulta que fue seleccionada, si desea puede optar por otra. Clic Elija el campo que desea «agrupar», es decir, el campo en el cual los datos repetidos quedan ordenados juntos, como «grupo».

105 Microsoft Access 2003 Paso 5: indique la distribución para el Informe y la orientación para la hoja de impresión. Paso 4: En el tercer paso del Asistente, indique los campos que desee ordenar en forma ascendente o descendente. Los datos ingresados en ese campo obedecerán al pedido. Clic Alterna entre Ascendente y Descendente, cada vez que se pulsa. Clic D i s t i n t o s modos de mostrar los datos del informe

106 Microsoft Access 2003 Paso 6: Elija algún Estilo para el informe. Clic Paso 7: Guarde el informe ya terminado. Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 5, Tema: Informes, Subtema: Creación de informes, Por ejemplo. Ingrese un nombre para el Informe Clic

107 Microsoft Access 2003 Modificar Informes Si bien las tablas y las consultas pueden ser impresas tal como aparecen en pantalla, los informes de detalle son la alternativa más profesional que presenta los datos de una forma más fácil de leer, ya que tendrá la opción de ordenar la información según distintos criterios o de agruparla y ordenarla. Estos informes están formados por varios sectores que poseen diferentes datos y que permiten tener una mejor visión de la información. Tenga en cuenta que cada informe posee los siguientes sectores: Encabezado de informe: Contiene el título del informe. Encabezado de Página: Contiene los nombres de los campos Encabezado (Localidad): Contiene el campo que es agrupado. Detalle: Contiene los rótulos que identifican el dato. Pie de Página: Datos que se ubican en el final de la página. Si abre el Informe en la Vista de Diseño, podrá identificar cada sección y seleccionar cada elemento independientemente en las secciones, para cambiar su formato (posición, tamaño, tipo y color, alineación de los datos en el objeto, etc. ). Autoformato Si desea cambiar el formato o estilo completo de cualquier informe de una manera muy sencilla, debe utilizar el comandoAutoformato. Para ello tenga en cuenta los siguientes pasos: Modificar Informes

108 Microsoft Access 2003 Abra el Informe en Vista Diseño 2º Paso Elija el icono Autoformato o el menú Formato > Autoformato. . . ClicClic Menú Formato > Autoformato. . . Icono de Autoformato de la Barra de Herramientas Clic Seleccione el estilo que desea

109 Microsoft Access 2003 ATENCIÓN: En relación con este tema,puede repasar el Capitulo 4, Tema: Modificaciones avanzadas, puesto que los mecanismos se asemejan a las modificaciones en los Informes. Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 5, Tema: Modificar Informes, Por ejemplo.

110 Microsoft Access 2003 Etiquetas Las etiquetas son utilizadas para presentar texto de tipo descriptivo, como títulos, rótulos, datos personales, etc. ¿Cómo crear Etiquetas Postales? Microsoft Access, permite realizar etiquetas postales de una forma muy sencilla. Para ello tenga en cuenta los siguientes pasos: Paso 1: Seleccione de la barra de Objetos la opción Informes (sector izquierdo de la ventana de la Base de Datos) Clic Indique la tabla o consulta con la que realizará la Etiqueta Etiquetas Paso 2 Clic Clic Seleccione Asistente para Etiquetas Haga un clic en el botón

111 Microsoft Access 2003 Paso 3 Paso 4 Seleccione el tamaño de etiqueta Clic Indique el formato para el texto de la etiqueta Clic

112 Microsoft Access 2003 Paso 5 Paso 6 Indique los campos que desea agregar en la etiqueta Clic Ordene los campos disponibles Clic

113 Microsoft Access 2003 Paso 7 Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 5, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral. Clic Ingrese un nombre

114 Microsoft Access 2003 Actividad 5 Diariamente su Gerente le solicita distintos datos que éste y para su presentación impresa usted decide crear los correspondientes informes. Realice, entonces, la siguiente práctica integradora de conocimientos: 1. Abra la Base de datos “Video Club”. 2. Realice mediante el asistente, un Informe para cada una de las tablas (Clientes, Películas, Alquileres) Guarde el Informe con el mismo nombre dado a las tablas. 3. Modifique el formato de los informes; coloque encabezados y pies de informe y página. Utilice la opción de Autoformato. 4. Realice un informe para las consultas Películas de dramáticas y Devoluciones del 12 de Febrero. Guarde los informes con el mismo nombre de las consultas. 5. Cree etiquetas postales con los datos de origen de la Tabla Clientes; en este informe deben incluirse el Apellido, Nombre, dirección, localidad y Código Postal. Este último campo no es parte de la tabla, por lo que deberá incluirlo previamente a la tabla de Clientes e ingresar, luego, este dato para todos los registros. 6. Guarde los cambios realizados y cierre la base de datos.

115 Microsoft Access 2003 Repaso del Capítulo 5 Para la entrega de los resultados impresos, la empresa le solicita un formato especifico y determinadas características de orden y agrupación. Por lo tanto: a. ¿Qué objeto de la Base de datos debe utilizar? ¿Qué pasos debe realizar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . b. ¿Cuáles son las diferencias entre los informes y los formularios? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . c. Para modificar el formato de un sólo campo del informe,por ejemplo, colocar negrita y cambiar el color de lso apellidos (de modo que se visualicen mejor) ¿Qué vista debe utilizar? ¿Qué opciones de cambio están disponibles? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . d. Si el resultado del informe ocupa varias hojas. ¿Qué pasos debe realizar para visualizar todas las hojas al mismo tiempo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . e. Si desea modificar el formato general de un informe. . . ¿Qué comando es más apto para tal tarea, evitando que modifique el formato de cada elemento individualmente? ¿Dónde lo encuentra y qué es lo que sucede cuando se utiliza? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

116 Microsoft Access 2003 f. ¿De qué herramienta deAccess forma parte la tarjeta postal? ¿qué característica comparten estas dos herramientas? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . g. Describa los pasos paracrear una tarjeta postal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

117 Microsoft Access 2003 Capítulo 6 Al término de este Capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Comprender la definición de Macro y cuáles son los pasos para crearla.  Aprender a guardar una macro para su posterior ejecución.  Conocer las distintas opciones para ejecutar una macro.  Aprender a utilizar un botón de comando con una macro.  Colocar un botón de macro en un Formulario. Organización de Contenidos Capítulos Temas deAprendizaje Contenidos Mínimos Capítulo 6 Macros ¿Qué es una macro? ¿Cómo crear una macro? Ejecutar una macro. Utilización de un botón de comando con una macro. Crear botón de macro.

118 Microsoft Access 2003 Desde el sector superior de la ventana Base de Datos, pulse el Botón Nuevo Macros Paso1 ¿Qué es una Macro? Una macro es un conjunto de acciones que se ejecutan en formaautomática y por medio de una única orden. Dentro de estas macros, se pueden establecer diferentes acciones tales como abrir un formulario, imprimir un informe, o simplemente modificar un determinado formato. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando; este botón logrará así la simplificación de las tareas más usuales. ¿Cómo crear una Macro? Para crear una macro, una vez que se encuentre en la ventana Base de la Datos, debe tener en cuenta los siguientes pasos : Clic Clic Desde la barra de objetos seleccione la opción Macros En este sector se elegirá la acción que realizará la macro En esta región podrá ingresar cualquier tipo de comentario para la acción Aparecerá, entonces, la ventana para definir la nueva macro.

119 Microsoft Access 2003 Paso 2 Seleccione una acción de la lista desplegable Paso 3 Despliegue la lista de las consultas disponibles en la base de datos y seleccione aquella que desee abrir con esta macro ATENCIÓN: Según la acción elegida, las propiedades de la macro variarán, es decir que si elige la acción Abrir Formulario, aparecerán los formularios disponibles en esa base de datos, para que elija el adecuado. Elija la Vista de consulta con la cual desea que aparezca en pantalla al usar la macro Clic Clic Para agregar más acciones a la macro, muévase a la segunda fila de acción (debajo de «Abrir consulta») y repita los pasos anteriores. Paso 4

120 Microsoft Access 2003 Paso 5 Guarde la macro realizando un clic en el icono Guardar de la Barra de Herramientas Ingrese un nombre para la macro Clic A continuación, aparecerán las macros en la ventana de Base de Datos: Ejecutar Macro Una vez que la macro se encuentre creada (y pueda verse en la ventana de Base de Datos) se podrá ejecutar en cualquier momento que lo desee; para ello, opte por alguno de los caminos que se describen a continuación: Macro creada Opción 1 Desde la ventana de la Base de Datos: Clic Clic Pulse el botón Ejecutar

121 Microsoft Access 2003 Opción 2 Desde la vista Diseño de la macro: Pulse el icono Ejecutar en la Barra de Herramientas: Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 6, Tema: Macros, Subtema: Ejecutar una macro, Por ejemplo. Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 6, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral Utilización de un botón de comando con una macro Los botones de comando se utilizan para ejecutar una determinada acción en forma rápida y sencilla. Por ejemplo, se puede crear una macro con la acción «Abrir un Formulario» y luego crear un botón que la ejecute (ponga en funcionamiento la macro, en este caso, que abra el formulario) con sólo presionarlo. Para crear un botón de comando, realice los siguientes pasos: 1- Cree una macro que abra un formulario y guárdela con el nombre Formulario de Clientes. 2-Abra el formulario en el cual quiere crear el Botón de comando, y que debe uno distinto al que eligió en la macro. Por ejemplo, si tiene los formularios Clientes y Pedidos, cree una macro que abra Pedidos. Luego abra el formulario Clientes; allí creará el botón que al ser presionado ejecutará la macro y le mostrará los pedidos, de manera rápida y sin salir del formulario de Clientes. 3- Cree el botón de comando de la siguiente manera: clic

122 Microsoft Access 2003 Paso 1: Abra el formulario en Vista de Diseño. Paso 2: Haga un clic en el icono de Botón de comando y realice un rectángulo en el sector del formulario que desee. Paso 3: Dibuje el botón en el área del Pie de página: Verifique que el Asistente para controles del cuadro de herramientas se encuentre activado:

123 Microsoft Access 2003 Paso 4: Elija la categoría Otras en el sector izquierdo y la acción Ejecutar Macro en la lista de la derecha; esta macro será ejecutada al presionar el botón dibujado. Paso 5: Aparecerá a continuación la lista con las macros de la base de datos. Seleccione aquélla que desea que ejecute el botón: Pulse el botón Siguiente. Pulse el botón Siguiente. Elija la categoría Otras Elija la acción Ejecutar macro Clic Seleccione la macro Formulario Clientes Clic

124 Microsoft Access 2003 Paso 7: Ingrese un nombre para el botón; este nombre no será visible en el botón. Paso 6: En el tercer paso del asistente, determine una imagen para el botón y luego presione el botón Siguiente. Clic ATENCIÓN: Puede crear un botón de comando para abrir un formulario, imprimir un informe, realizar una vista previa del informe, ejecutar una consulta, etc. Los pasos son los mismos que se detallan en este capítulo. Ingrese un nombre para el botón Pulse el botón Finalizar

125 Microsoft Access 2003 Paso 8: Finalmente, active la Vista de Formulario. Observará el botón de comando tal como se ve en la siguiente imagen: Crear botón de macro También puede colocar un botón de macro en un formulario de la siguiente manera: 1- Abra el formulario donde quiere agregar el botón de macro, en Vista Diseño. 2- Haga un clic en el Menú Ventana y elija Mosaico Vertical. Esta opción, permitirá visualizar todas las ventanas abiertas al mimso tiempo; en nuestro caso, las ventanas de Base de datos y del Formulario se acomodarán en forma vertical, una al lado de la otra. Paso 3: Haga clic en la opción Macro de la Barra de Objeto de la ventana de la base de datos. Botón de comando

126 Microsoft Access 2003 Paso 4: Arrastre la macro desde la ventana de la base de datos hasta el formulario, de la siguiente manera: Paso 5:Active la Vista de Formulario. Pulse el botón de macro para comprobar su funcionamiento: deberá ejecutarse la macro arrastrada desde la ventana. Clic

127 Microsoft Access 2003 Como antes fue aclarado, al pulsar el botón de macro, la misma deberá ejecutarse. En este caso, la macro abrirá el formulario de Clientes:

128 Microsoft Access 2003 Actividad 6 Para facilitar el traslado de búsqueda de información se le solicita incorporar algunas modificaciones y realizar distintas tareas en el sistema informático de la empresa. Para ello, realice la siguiente práctica integradora de conocimientos: 1. Abra la base de datos “Video Club” con la cual ha trabajado en actividades anteriores. 2. Cree una macro que abra la tabla Películas en la Vista Hoja de Datos y otra macro que abra la tabla Clientes en la Vista Diseño. 3. Cree una macro que abra el Formulario de Películas y la consulta Películas dramáticas. 4. Agregue una macro al Formulario de Clientes que abra la tablaAlquileres y agregue también una macro al Formulario de Alquileres que abra la tabla de Clientes. 5. En cualquiera de los formularios, agregue un botón de comando que imprima un informe. 6. Coloque un botón de macro en el Formulario de Alquileres que abra cualquiera de las consultas realizadas. 7. Coloque un botón de comando en el Formulario de Películas que ejecute la primera macro creada. 8. Guarde los cambios realizados y cierre la base de datos.

129 Microsoft Access 2003 Repaso del Capítulo 6 Para agilizar las tareas administrativas, la empresa decide utilizar macros para automatizar la base de datos: a. ¿Cuáles son las tareas más comunes que puedenelegirse para que ejecute una macro? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . b. Si desea ejecutar una macro desde un formulario, ¿cómo lo hace? ¿qué herramienta le permite elegir la macro que desea ejecutar? Describa los pasos que debe seguir. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . c. ¿En qué Vista de formulario puede agregar un botón de comando? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . d. Después de haber creado una macro, ¿cuáles son los caminos que tiene para ejecutarlas? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . e. ¿Es posible borrar una macro? ¿Cómo lo haría? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . f. Después de haber establecido las acciones de una macro. ¿Cuáles son los pasos que debe realizar para guardar una macro? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

130 Microsoft Access 2003

131 Microsoft Access 2003 Capítulo 7 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Aprender a trabajar con datos de otros programas a través de las opciones de Vincular e Importar datos.  Comprender la diferencia entre Vincular e Importar y cómo realizar los pasos para llevar a cabo estas acciones.  Aprender a trabajar con los asistentes para tablas, consultas, gráficos y tablas dinámicas, que facilitan la creación de las mismas.  Conocer el Panel de control de Access, su función e importancia dentro de las bases de datos.  Crear un panel de control y automatizar su activación al abrir la base de datos. Organización de Contenidos Capítulos Temas deAprendizaje Contenidos Mínimos Capítulo 7 Trabajando con datos externos OtrosAsistentes Asistente para tablas. Asistente para gráficos. ¿Cómo importar datos? ¿Cómo vincular datos? Panel de Control Panel de control. ¿Cómo crear un panel de control? ¿Cómo activar el panel de control desde el inicio?

132 Microsoft Access 2003 Trabajando con datos externos Microsoft Access trabaja con datos externos; permite importar o vincular datos que se encuentren en otras bases de datos. ¿Cómo importar datos? Las bases de datos de MicrosoftAccess permiten incorporar datos procedentes de muchos softwares que se encuentran en el mercado actual, como por ejemplo, se pueden incorporar datos almacenados en Microsoft Excel. Al importar una tabla, ésta comienza a integrar la base de datos. Adiferencia de una tabla vinculada que mantiene el formato original del archivo, la tabla importada adquiere automáticamente el mismo formato que poseen las tablas deAccess. Para importar una tabla debe realizar los siguientes pasos: Paso 1: Seleccione el botón Tablas Paso 2: Pulse el botón nuevo Paso 3: Seleccione la opción Importar Tabla Clic

133 Microsoft Access 2003 ATENCIÓN: El archivo a importar no presentará inconvenientes si pertenece a Access oa cualquierotro programa delpaquetedeMicrosoftOffice. Pulse sobre el botón Aceptar Clic Paso 4: Seleccione el archivo que desea importar a la base de datos Luego, pulse el botón Importar Paso 5: Seleccione la tabla que importará Se presenta el cuadro de Importar Objetos:

134 Microsoft Access 2003 Paso 7: En el segundo paso del asistente, realice un clic en la casilla de verificación “Primera fila contiene títulos de columna” si desea indicar que utilice los títulos de esta fila como nombres de cada campo para la tabla de Access. Luego haga clic en Siguiente. Paso 6: En el primer cuadro del asistente, deberá indicarla información que desea importar, y presione luego el botón Siguiente. Si se trata de un libro de Excel, deberá indicar las hojas que desea importar de ese archivo. Pulse Siguiente Pulse Siguiente

135 Microsoft Access 2003 Paso 8: En el tercer paso del asistente, deberá indicar el lugar donde desea descargar los datos importados; puede optar entre una tabla nueva o una tabla ya existente en la base de datos. Luego pulse el botón Siguiente. Paso 9: En el cuarto paso, indicará si cada campo se encuentra indexado; luego, pulsará Siguiente. En caso de importar los datos a una tabla existente, seleccione el nombre de esta tabla desde la lista desplegable Pulse el botón Siguiente Pulse el botón Siguiente

136 Microsoft Access 2003 Paso 10: El quinto paso se refiere a la existencia de una Clave Principal. Si alguno de los campos que posee la tabla importada debiera funcionar con tal característica, deberá seleccionar la opción “Elegir clave principal”, y desde la lista desplegable, elegir el campo correspondiente. Hecho esto, pulse el botón Siguiente para pasar al último cuadro del asistente. Paso 11: En el último cuadro, ingrese el nombre que desea otorgar a la tabla importada y haga clic en el botón Finalizar. Seleccione el campo Ingrese un nombre a la a tabla importada Pulse el botón Finalizar

137 Microsoft Access 2003 Paso 12: Acepte el cuadro de mensaje confirmando que el proceso de importación se ha llevado a cabo con éxito. De esta manera, la tabla importada será añadida a la lista de Tablas de la ventana Base de Datos, tal como se observa en la siguiente figura: ATENCIÓN: Ahora los datos de la tabla importada forman parte de la Base de datos de Microsoft Access, es decir que se podrá personalizar el diseño y el formato de la tabla como si se tratase de una tabla creada desde el programa. ¿Cómo vincular datos? La opción Vincular tablas permite traer una tabla externa a una base de datos de Microsoft Access, como así, ver y actualizar sus datos, incluso si otros están utilizando la aplicación de origen de la tabla. Cuando los datos se modifican en el archivo original, estos cambios se actualizan también en la tabla vinculada deAccess. Para realizar una vinculación debe tener en cuenta los siguientes pasos: Tabla importada Paso 1: Seleccione el botón de Tablas Paso 2: Pulse el botón nuevo Desde la ventana de Base de datos:

138 Microsoft Access 2003 Paso 4: Desde el cuadro de Vincular, seleccione la tabla que desea vincular. Paso 5: Aparece el primer paso del asistente. Los pasos de este Asistente de Vincular tablas, son los mismos que se detallaron en el proceso para importar tablas. Seleccione las opciones que desee, presionando el botón Siguiente entre uno y otro. Paso 6: Al finalizar el asistente, aparecerá un mensaje indicando que la tabla se ha vinculado con éxito. Acepte este cuadro. De esta manera, la tabla vinculada será añadida a la lista de Tablas de la ventana Base de Datos, tal como se observa en la siguiente figura: Paso 3: Seleccione la opción Vincular Tabla Pulse el botón Vincular

139 Microsoft Access 2003 Puede encontrar las opciones de «Importar» y «Vincular» dentro del menú Archivo: Para poder utilizar ambas opciones debe tener abierta la base de datos. Cada una de estas opciones lo llevará al asistente que corresponda y por lo tanto los pasos que se presentan, serán exactamente los mismos que se explicaron con anterioridad. Clic SUGERENCIA: Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 7, Tema: Trabajando con datos externos, Subtema:Vincular datos, Por ejemplo.

140 Microsoft Access 2003 Asistente para tablas Para crear una Tabla utilizando el asistente, realice el siguiente procedimiento: Paso 3: En el siguiente cuadro se presentan algunas posibles tablas con sus campos correspondientes, que usted podrá utilizar como plantillas (modelos) Elija la más parecida a la tabla que usted desea crear: Otros asistentes Paso 1: Desde la ventana de base de datos, seleccione la ficha Tablas y luego el botón Nuevo. Paso 2: En el cuadro que se presenta elija la opción Asistente para tablas Indique el tipo de tabla que desea crear Según la tabla seleccionada, cambiarán los campos. Elija cada uno de ellos y agréguelo Agregue los campos Pulse el botón Siguiente

141 Microsoft Access 2003 Paso 4: En este nuevo paso del asistente, ingrese un nombre para la tabla y defina su clave principal Paso 5: Siga las instrucciones del Asistente hasta finalizar. Asistente para gráficos Para crear un Gráfico utilizando el asistente, realice el siguiente procedimiento: Indique si desea que el asistente posea una clave principal o bien si usted definirá luego esta característica. Paso 1: Seleccione cualquiera de las categorías Pulse el botón Nuevo

142 Microsoft Access 2003 Paso 2: Seleccione la opción Asistente para gráficos. Paso 3: Aparecerá el asistente para la creación de gráficos Pulse el botón Aceptar Seleccione la tabla que desea graficar. Agregue los campos que se incluirán en el gráfico Pulse el botón Siguiente Clic

143 Microsoft Access 2003 Paso 4: En el segundo cuadro del asistente, seleccione el tipo de gráfico que desee. Paso 5: Arrastre los campos que se encuentran a la derecha hacia el gráfico y así determinar como serán representados los datos. Pulse el botón Siguiente ClicPulse el botón Siguiente

144 Microsoft Access 2003 Paso 6: En el último paso del asistente, ingrese un nombre para el gráfico. Gráfico finalizado Nombre para el gráfico Pulse el botón Finalizar Clic

145 Microsoft Access 2003 Panel de control El panel de control es un formulario que le permitirá desplazarse por la base de datos. Contiene botones de comando que ejecutan distintas acciones, como por ejemplo, abrir un formulario, un informe, ejecutar una macro, etc. ¿Cómo crear un Panel de control? Paso 1: Desde la ventana de base de datos, pulse el menú Herramientas y allí elija la opción Utilidades de la Base de datos y luego haga un clic en Administrador del panel de control. Panel de Control Haga un clic en Sí, para crear un nuevo panel de control

146 Microsoft Access 2003 Paso 2: En el cuadro del Administrador del panel de control aparece el panel de control que se encuentra creado en Access por defecto. Lo más conveniente es modificar éste en lugar de crear uno distinto, para evitar inconvenientes en el momento de ser ejecutado. Paso 3: En este nuevo cuadro agregará cada una de las acciones que ofrecerá luego el panel. Pulse el botón Nueva. . . Seleccione el panel de control por defecto que ofrece Microsoft Access Pulse el botón Modificar Clic Clic c) Ingrese un nombre para este botón, en relación con el comando a) Elija una acción desde la lista para este botón que desea agregar al panel, por ej: Abrir informe. b) Seleccione el elemento sobre el cual se cumplirá la ación, en este caso elija el informe que se abrirá. Pulse el botón Aceptar

147 Microsoft Access 2003 Paso 4: Observe en el sector de Elementos de este panel de control, las acciones asignadas. Pulse el botón Cerrar ATENCIÓN: Puede repetir estos pasos para agregar la cantidad de acciones en el panel de control que desee; cada una de ellas estará representada con un botón. El panel de control aparecerá con el nombre Swichboard por defecto, dentro de la ficha de Formularios. Si lo abre verá los distintos botones. Paso 5: Finalmente, aparecerá la ventana de base de datos con el Panel de Control a la vista y dentro de la solapa de Formularios. Para abrirlo, realice un doble clic en el mismo. Pulse el botón Cerrar Doble Clic

148 Microsoft Access 2003 El panel abierto se presenta tal como se observa en la figura siguiente. En este caso, contiene una sola acción, representada con el botón llamado Nuevos clientes que según se ha indicado, al presionarlo, abrirá el el formulario indicado. ¿Cómo activar el panel de control desde el inicio? Para que el panel de control aparezca al abrir la base de datos debe realizar el siguiente procedimiento: Paso 1: Desde el menú Herramientas elija la opción Inicio. . . Se debe hacer un clic en el botón para ejecutar la acción. Clic

149 Microsoft Access 2003 Paso 2: Se presentará el cuadro siguiente: De esta manera al abrir la base de datos se presentará automáticamente el Panel de Control. Si las opciones que ofrece no le interesaran, sólo deberá cerrarlo. Paso1: Abra la base de datos y allí cree una macro con la acción Abrir Formulario. Paso 2: Guarde la macro con el nombre AUTOEXEC. De esta manera, Access sabrá que debe ejecutar la macro al abrir la base de datos. Para activar el Panel de control desde el inicio pero CON UNA MACRO: Despliegue la lista de Mostrar formulario/página y elija el nombre correspondiente al panel de control Seleccione el panel de control Clic

150 Microsoft Access 2003 Para verificar que estén todos los pasos bien realizados, cierre la base de datos y vuélvala a abrir. Verá que de esta manera que abrirá al inicio el Panel de control creado. ATENCIÓN: Si no recuerda como crear una Macro puede repasar el Capítulo 6 de este Módulo de aprendizaje. Realice la actividad paso a paso, desde el asistente, que se ubica en el Capítulo 7, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral.

151 Microsoft Access 2003 Actividad 7 La empresa decide realizar una presentación final de la base de datos para desplazarse fácilmente, e incorporar datos externos al sistema. Para ello debe realizar la siguiente práctica integradora de conocimientos: 1. Abra la Base de datos “Video Club”. 2. Importe un archivo de Excel y vincule la base de datos Video Club con otra base de datos deAccess. Realice modificaciones en la base de datos vinculada para observar que los datos se actualizan en forma automática. 3. Realice un gráfico de cada una de las tablas, utilizando el asistente para gráficos. 4. A partir de la consulta Devoluciones del 12 de febrero, realice una tabla dinámica utilizando elAsistente. 5. Cree un panel de control con botones de comando que ejecuten distintas acciones que permitan el desplazamiento por la base de datos (de un formulario a un informe, de un formulario a una consulta, la impresión de un informe,etc. ) 6. Cree una macro que ejecute el panel de control al abrir la base de datos. 7. Guarde los cambios realizados y cierre la base de datos.

152 Microsoft Access 2003 Repaso del Capítulo 7 Es muy común que para agilizar las tareas administrativas de una empresa, se relacionen archivos de diferentes programas para ahorrar tiempo. Por lo tanto: a. Si posee una planilla de Microsoft Excel con todos los datos de los productos. ¿Puede incorporar aAccess de una manera rápida que le evite volver a tipear esos datos? ¿Cómo lo haría si fuese posible? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . b. ¿Es posible realizar un formulario o informe con una tabla importada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . c. Si una planilla de Excel se encuentra vinculada con una tabla deAccess ¿Qué sucede si modifica algunos datos de la planilla de Excel? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . d. ¿Cuál es la utilidad de un Panel de control en una Base de datos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . e. Mencione los pasos que debe realizar para crear un Panel de Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . f. ¿Para qué sirve guardar la macro que ejecuta al panel con el nombre AUTOEXEC? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

153 Microsoft Access 2003

154 Microsoft Access 2003 - Autoevaluación 1- Microsoft Access es: a. Una Base de datos simple. b. Una Base de datos relacional. c. Ninguna de las anteriores. 2- Las tablas se utilizan para. . . a. Ingresar datos referidos a un único aspecto del tema tratado en la base de datos. b. Organizar datos en columnas y filas c. Ambas opciones. 3- ¿A qué se denomina Campos? a. A las celdas de la tabla b. A las filas de la tabla c. A los registros de la tabla d. Ninguna de las opciones 4- ¿Qué puede ingresar en un campo, si coloca como tipo de datos la opción “Objeto OLE”? a. Texto y números de gran longitud b. Imágenes c. Ambas opciones d. Ninguna de las anteriores 5- Si quiere modificar las propiedades de los campos de la tabla, ¿qué vista debe utilizar? a. Vista hoja de datos b. Vista Diseño c. Vista Formulario d. Ninguna de las opciones

155 Microsoft Access 2003 6- ¿Para qué se utiliza la propiedad Máscara de Entrada? a. Para determinar el valor que tomará el campo por omisión cuando se agregue un nuevo registro a la tabla. b. Para que los datos introducidos en un campo se ajusten a un formato determinado. c. Ninguna de las opciones. 7- ¿Qué es una clave principal? a. Es un identificador único para cada registro de una tabla. b. Es un campo de la tabla que siempre se encuentra ordenado en forma ascendente. c. Ninguna de las opciones. 8- Para modificar el tipo de letra de los datos de una tabla debe hacer un clic en. . . a. el Menú Formato – Celdas b. el Menú Formato – Hoja de datos c. el Menú Formato – Fuente d. Ninguna de las opciones 9- Para agregar nuevos registros a una tabla debe. . . a. Hacer un clic en el Icono “Nuevo registro”, de la barra de herramientas b. Hacer un clic en el Menú Insertar – Nuevo Registro c. Cualquiera de las opciones 10- ¿El resultado de qué tipo filtro no puede guardarse? a. Filtro por formulario. b. Filtro por selección. c. Filtro u orden avanzado. 11- Las relaciones se utilizan para. . . a. Crear una asociación entre dos o más tablas. b. Identificar cada uno de los registros de la tabla. c. Ninguna de las opciones anteriores

156 Microsoft Access 2003 12- Si cada registro de una tabla coincide con un único registro de una segunda tabla, y viceversa. Que tipo de relación es: a. Uno a Varios. b. Varios a Varios c. Uno a uno. 13- ¿Cuál de los siguientes objetos permiten clasificar datos almacenados en diferentes tablas, para obtener nuevos resultados ? a. Formularios. b. Informes. c. Consultas. d. Ninguna de las opciones. 14- ¿Qué son los Formularios? a. Son objetos que permiten unificar datos procedentes de distintas tablas b. Son objetos que se utilizan mejorar el aspecto de los datos y para realizar las operaciones más comunes, tales como agregar, eliminar, modificar y buscar información c. Son objetos que permiten agrupar un conjunto de acciones para ejecutarlas al mismo tiempo. d. Ninguna de las anteriores. 15- La forma más efectiva de imprimir el resultado de una consulta, sería utilizando un… a. Informe. b. Formulario. c. Tabla d. Ninguna de las opciones. 16- Para modificar la información (datos) de un formulario, debe utilizar la vista: a. Vista Diseño. b. Vista Formulario. c. Ninguna de las opciones anteriores.

157 Microsoft Access 2003 17- Para crear una etiqueta postal debe utilizar el objeto… a. Informes. b. Formularios c. Cualquiera de las opciones. 18- Los botones de comando pueden utilizarse para: a. Abrir un formulario. b. Abrir un informe. c. Abrir una consulta. d. Cualquiera de las opciones anteriores. 19- ¿Qué es un Panel de control? a. Un formulario que le permite desplazarse por la base de datos. b. Un conjunto de acciones que se ejecutan a un mismo tiempo. c. Ninguna de las opciones anteriores. 20- ¿Qué sucede si en una tabla vinculada agrega datos en el archivo de origen? a. Se actualizan los datos en la tabla vinculada. b. La modificación sólo se guarda en la tabla de origen. c. Ninguna de las anteriores.

158 Microsoft Access 2003

159 Microsoft Access 2003 Respuestas Correctas 1. b 6. b 11. a 2. c 3. d 4. b 5. b 7. a 8. c 9. c 10. b 12. c 13. c 14. b 15. a 16. b 17. a 18. d 19. a 20. a

160 Microsoft Access 2003 - Bibliografía • Office 2003Paso a Paso ISBN: Autor: Editorial:

161 Microsoft Access 2003 - Índice General -Capítulo 1- ________________________________________________________ 5 Introducción _____________________________________________________ 6 Microsoft Access ________________________________________________ 6 Base de datos __________________________________________________ 6 Ingreso a Microsoft Access 2003____________________________________ 7 Partes de la Ventana______________________________________________ 7 Creación de una Base de Datos ____________________________________ 8 Abrir un base de datos almacenada _________________________________ 10 Tablas _________________________________________________________ 11 Creación de Tablas ______________________________________________ 11 Tipos de Vistas _________________________________________________ 12 Crear una tabla utilizando la Vista Diseño ____________________________ 14 ¿Qué es una Clave Principal? ______________________________________ 19 Crear una clave principal__________________________________________ 20 Ingresar datos__________________________________________________ 21 Eliminar registros _______________________________________________ 22 Formato de Tablas_______________________________________________23 Formato de celdas_______________________________________________24 Filas y columnas _______________________________________________ 25 Propiedades especiales de campo _________________________________ 30 Máscara de entrada _____________________________________________ 30 Campos con lista desplegable _____________________________________ 32 Actividad 1 ___________________________________________________ 35 Repaso del Capítulo 1 __________________________________________ 37 -Capítulo 2- _______________________________________________________ 39 Buscar Datos ___________________________________________________ 40 Buscar Datos __________________________________________________ 40 Búsquedas avanzadas __________________________________________ 41 Reemplazar ___________________________________________________ 42 Ordenar ________________________________________________________ 44 Ordenar Datos _________________________________________________ 44 Filtros _________________________________________________________ 45 Filtros ________________________________________________________ 45 Filtros por selección _____________________________________________ 45 Filtro exceptuando la selección ____________________________________ 46 Filtro por formulario _____________________________________________ 47 Filtro u orden avanzado ___________________________________________ 50 Guardar filtros __________________________________________________ 53 Actividad 2 ___________________________________________________ 56 Repaso General 2 ______________________________________________ 57

162 Microsoft Access 2003 -Capítulo 3- _______________________________________________________ 59 Relaciones _____________________________________________________ 60 Tipos de relaciones_____________________________________________ 60 ¿Cómo crear una relación?________________________________________ 61 Ocultar tablas de una relación _____________________________________ 65 Eliminar relaciones ______________________________________________ 67 Consultas ______________________________________________________ 68 Consultas _____________________________________________________ 68 Creación de Consultas ___________________________________________ 68 ¿Cómo establecer un criterio a una consulta? __________________________ 73 ¿Cómo imprimir el resultado de una consulta? _________________________ 75 Actividad 3 ___________________________________________________ 77 Repaso General 3 ______________________________________________ 78 -Capítulo 4- _______________________________________________________ 79 Formularios ____________________________________________________ 80 Formularios____________________________________________________ 80 Creación de formularios conAsistente paso a paso _____________________ 80 Crear formulario en Vista de Diseño _________________________________ 84 ¿Cómo agregar registros en el formulario? ____________________________ 87 Eliminar registros _______________________________________________ 88 Modificar formularios ____________________________________________ 89 Modificar formularios ____________________________________________ 89 Modificaciones Avanzadas ________________________________________ 92 Modificaciones Avanzadas________________________________________ 92 ¿Cómo realizar cálculos simples en un formulario? ______________________ 93 Actividad 4 ___________________________________________________ 97 Repaso General 4 ______________________________________________ 98 -Capítulo 5- _______________________________________________________ 99 Informes ______________________________________________________ 100 Informes _____________________________________________________ 100 ¿Cómo crear un Informe? ________________________________________ 100 Modificar Informes______________________________________________ 107 Modificar informes _____________________________________________ 107 Autoformato __________________________________________________ 107 Etiquetas _____________________________________________________ 110 Etiquetas ____________________________________________________ 110 ¿Cómo crear Etiquetas Postales? _________________________________ 110 Actividad 5 __________________________________________________ 114 Repaso General 5 _____________________________________________ 115

163 Microsoft Access 2003 -Capítulo 6- ______________________________________________________ 117 Macros _______________________________________________________ 118 ¿Qué es una Macro? ___________________________________________ 118 ¿Cómo crear una Macro? ________________________________________ 118 Ejecutar Macro ________________________________________________ 120 Utilización de un botón de comando con una macro ____________________ 121 Crear botón de macro __________________________________________ 125 Actividad 6 __________________________________________________ 128 Repaso general 6 _____________________________________________ 129 -Capítulo 7- ______________________________________________________ 131 Trabajando con datos externos ___________________________________ 132 ¿Cómo importar datos? _________________________________________ 132 ¿Cómo vincular datos? __________________________________________ 137 Otros Asistentes________________________________________________ 140 Asistente para tablas ___________________________________________ 140 Asistente para gráficos __________________________________________ 141 Panel de control ______________________________________________ 145 Panel de control ______________________________________________ 145 ¿Cómo crear un Panel de control? _________________________________ 145 ¿Cómo activar el panel de control desde el inicio? _____________________ 148 Actividad 7 ____________________________________________________ 151 Repaso del Capítulo 7 ___________________________________________ 152 Autoevaluación ________________________________________________ 154 Respuestas correctas ___________________________________________ 159 Bibliografía ____________________________________________________ 160 Ìndice ________________________________________________________ 161