ในปัจจุบันการติดต่อสื่อสารทางอีเมล์ถือเป็นเรื่องสำคัญเรื่องหนึ่งในการประกอบธุรกิจทั่วโลก ซึ่ง Googleได้มีการพัฒนาระบบ Google Mail หรือ Gmail for Work อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้การใช้งานอีเมล์ง่าย มีประสิทธิภาพ รวดเร็วในการรับ-ส่ง และสามารถส่งข้อมูลอีเมล์ได้ทุกที่ เข้าถึงอีเมล์โดยผ่านทางมือถือ ในระบบปฏิบัติการต่างๆ ทั้ง Blackberry, IOS และระบบปฎิบัติการอย่าง Android เพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ท่านก็สามารถเข้าถึง อีเมล์ได้อย่างง่ายดาย ไม่ยุ่งยาก
Google พยายามที่จะพัฒนาระบบอีเมล์และระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลอย่างต่อเนื่อง โดยแยกจดหมายสแปมออกจากกล่องจดหมาย เพื่อลดความสับสนของผู้ใช้อีเมล์ในกล่องจดหมาย
Google Mail มีพื้นที่ในการจัดเก็บอีเมล์ขนาดใหญ่ ทำให้สามารถเก็บอีเมล์เก่าๆ ได้นาน โดยไม่ต้องลบอีเมล์บ่อยๆ และทำให้อีเมล์ไม่สูญหาย
การรักษาความปลอดภัยสำหรับระบบอีเมล์ของ Google Google จะให้ความสำคัญกับการป้องกันข้อมูลเป็นอย่างมาก ข้อมูลผู้ใช้จะถูกกระจายไปตามโครงสร้างการจัดเก็บระบบอีเมล์ที่ประกอบด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์จำนวนมากตั้งอยู่ในศูนย์ข้อมูลของ Google ในหลายๆ พื้นที่ ข้อมูลจะถูกแบ่งเป็นส่วนๆ และทำสำเนาเก็บไว้ในหลายๆ Server จึงไม่มีความเสี่่ยงที่ระบบใดระบบหนึ่งจะทำให้ข้อมูลเสียหายได้ แต่ละส่วนของข้อมูลเหล่านั้น จะถูกตั้งชื่อในรูปแบบสุ่มจัดเก็บด้วยการเข้ารหัสข้อมูลที่มนุษย์ไม่สามารถอ่านได้
Google Mail เป็นโซลูชันที่ทำงานแบบเว็บ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาที่มีการเชื่่อมต่ออินเทอร์เน็ตและมีรูปแบบการประมวลผลที่มีการให้ใช้แอพพลิเคชัน ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงแอพพลิเคชันต่างๆ ของ Google ผ่านอินเทอร์เน็ต โดยใช้เทคโนโลยีที่เรียกว่า “Cloud Computing” เป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้แตกต่างกับ ระบบอีเมล์ทั่วๆไป
Googleได้ทำระบบอีเมล์ออกมา 2 แบบ คือ Google Apps Standards และ Google Apps for Work ( G Suite ) ซึ่งจะมีความแตกต่างอยู่ในตัวระบบค่อนข้างมาก
Google Hangouts ช่วยให้ผู้ใช้งานสื่อสารและประสานงานต่างๆได้ง่ายยิ่งขึ้น ไม่เสียเวลาในการจัดตั้งอุปกรณ์เพื่อการประชุมทางวีดีโอ ผู้ใช้งานเพียงคลิ๊กไม่กี่ครั้งก็สามารถติดต่อเพื่อนร่วมงานแบบประชุมผ่านวีดีโอทั่วทั้งสำนักงานหรือทั้งสาขาต่างๆบนโลกใบนี้ หากผู้ใช้งานได้สมัครใช้ Google application ตั้งแต่แบบ Basic ขึ้นไปหรือใช้ อีเมลสำหรับบริษัท สามารถประชุมพร้อมกันได้มากถึง 25 คน ขณะที่ประชุมวีดีโออยู่นั้นสามารถแชร์ไฟล์ Google drive document , sheets, slide and etc. ได้เห็นอย่างพร้อมเพียงกัน
ทางกูเกิ้ลให้ความสำคัญและหาวิธีใหม่ๆ ที่ช่วยให้บัญชีผู้ใช้ G Suite และข้อมูลขององค์กรมีความปลอดภัยอยู่เสมอ ครั้งนี้ผู้ใช้อาจถูกถามให้ยืนยันตัวตนได้โดยการระบุ ID พนักงานเมื่อลงชื่อเข้าใช้บัญชี G Suite
คุณจะสามารถเปิดใช้การล็อกอินแบบระบุตัวตนพนักงานได้เฉพาะภายในโดเมนที่ แอดมิน G Suite มีการระบุข้อมูล ID ให้กับบัญชีผู้ใช้ โดยคุณสามารถทำได้โดยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้
ใช้ Google Cloud Directory Sync เพื่อดึง ID พนักงานจาก Microsoft Active Directory หรือเซิร์ฟเวอร์ LDAP
ใช้ API ไดเรกทอรี SDK ของ G Suite เพื่อใส่ข้อมูล ID พนักงานในฟิลด์ “externalIds [].type” “organization”
ตามการตั้งค่าเริ่มแรก การล็อกอินแบบระบุตัวตนพนักงานจะถูกปิดอยู่ เมื่อคุณใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเปิดการใช้งานล็อกอินนี้ได้จากผู้ดูแลระบบ ไปที่ Admin console > Security > Login challenges > Use employee ID to keep my users more secure
หากคุณเลือกที่จะเปิดใช้งานการเข้าสู่ระบบนี้ ทางกูเกิ้ลแนะนำให้แจ้งผู้ใช้ของคุณทราบว่าพวกเขาสามารถหา ID ของพนักงานได้จากที่ไหน และพวกเขาอาจได้รับแจ้งเมื่อลงชื่อเข้าใช้บัญชี G Suite หากต้องการยืนยันตัวตนอีกทางหนึ่งพวกเขาควรอัปเดตหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลสำรอง และการล็อกอินเข้าสู่ระบบนี้จะไม่ถูกเสนอให้แก่ผู้ใช้ที่เปิดใช้งานการยืนยันแบบสองขั้นตอน (Two-Step Verification)
ไม่ว่าคุณจะกำลังอยู่ในช่วงหยุดพักร้อน หรือแค่พักผ่อนหลังเลิกงาน Google Calendar จาก G Suite ที่จะช่วยให้คุณใช้เวลาพักผ่อนได้อย่างเต็มที่ไม่มีงานเข้ามากวนใจอีก ทางกูเกิ้ลแนะนำตัวเลือกใหม่ “Out of Office” ที่ให้คุณจัดตารางเวลาและชั่วโมงทำงานได้ดียิ่งขึ้น
ระบุว่าคุณไม่อยู่ออฟฟิศ
เมื่อสร้างอีเว้นท์บน Calendar เลือกตัวเลือก “Out of Office” สถานะของคุณจะดูแตกต่างจากคนอื่น เพื่อแสดงว่าคุณไม่ว่างหรือไม่อยู่ที่ออฟฟิศ
ให้ทีมเซลล์หลักสร้างแผนรายงานข้อมูลลูกค้าใน Google Sheets หนึ่งในเครื่องมือของ G Suite แล้วแชร์ไฟล์ให้กับสมาชิกทีมแต่ละสาขา โดยที่สามารถจำกัดสิทธิ์ให้แก้ไขข้อมูลได้เฉพาะทีมของสาขานั้นๆ หรือให้สมาชิกในทีมต่างสาขาแจกแจงข้อมูลในแท็บใหม่บน Sheets หรือนำข้อมูลจาก Sheets หนึ่งมาใช้สูตรคำนวณอีก Sheets ก็ได้
G Suite Blog
